Conference – Zeitgemäße Methode für Besprechungen im Web
Conference: Wie das Internet beim Konferieren hilft
Der Ausdruck Conference bezeichnet im Allgemeinen eine umfangreichere Besprechung einer größeren Anzahl von Teilnehmern. Speziell im Online Bereich versteht man darunter virtuelle Treffen, häufig als Online Meeting bezeichnet, bei denen mit technischen Hilfsmitteln Teilnehmer an verschiedenen Orten gleichzeitig miteinander kommunizieren können. Für solch ein Web Meeting muss jeder Teilnehmer über einen PC mit Internetanschluss (möglichst Breitband) sowie über eine entsprechende installierte Konferenzsoftware verfügen. Jeder Teilnehmer kann dann auf den Desktop des Konferenzleiters sehen. Auch andere Desktops sind gegebenenfalls einsehbar. Außerdem können – soweit erwünscht – auch Dateien durch Teilnehmer bearbeitet werden.
Die Einladung zur Conference erfolgt meist durch eine E-Mail, die Termin und Code enthält. Zur vereinbarten Zeit wählt sich jeder Teilnehmer ein, wobei er von einer entsprechenden Collaboration Software unterstützt wird.
Große Unternehmen setzen regelmäßig Conferences ein
Im Bereich größerer Unternehmen spielt die Methode der Conference eine wichtige Rolle in der internen Zusammenarbeit. Verschiedene Mitarbeiter, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, müssen sich regelmäßig über Verlauf und Fortgang der Arbeiten absprechen. Durch eine online geschaltete Conference ist dies problemlos möglich. Alle Teilnehmer können sich sehen und miteinander kommunizieren.
Generell können solche Webkonferenzen in allen Branchen eingesetzt werden. Vor allem bei Beschäftigung vieler Außendienstmitarbeiter ist der Einsatz einer Conference-Lösung ein praktikables Mittel, um rasch den Austausch zwischen Produktion und Vertrieb herzustellen und so zu einer Vertriebsoptimierung beizutragen. Durch Mobiltelefone mit modernen Technologien (zum Beispiel Flash Lite) können sich Außendienstmitarbeiter in Zukunft häufiger auch von unterwegs bei einer Conference zuschalten.
Conference: Viele Vorteile, wenig Nachteile
Conferences haben vergleichsweise wenige Nachteile. Technische Probleme können die Verbindungsqualität beeinträchtigen. Vereinzelt kann es auch ein Nachteil sein, dass sich nicht alle Teilnehmer jederzeit gegenseitig sehen können.
Andererseits ist bei einer Web Conference auch die Gefahr von Ablenkungen geringer. Jeder Teilnehmer kann sich voll auf die Vorgänge konzentrieren, die er auf seinem PC mitverfolgt. Darüber hinaus kann er gegebenenfalls auch den anderen Computer fernsteuern, wenn der Moderator diese Funktion freigibt. Es ergeben sich somit auch Möglichkeiten der Fernwartung.
Jede Conference kann gespeichert werden und in Teilen später wieder verwendet werden. Dabei sind sogar Bearbeitungen möglich. So ist der Nutzen auch über einen längeren Zeitraum gewährleistet. Die Dokumentation ist dabei ohne technischen Aufwand durchführbar.
Auch die Kosten spielen bei jeder Konferenz eine Rolle. Durch die virtuelle Form der Conference brauchen die Teilnehmer nicht mehr zu einem zentralen Treffpunkt anzureisen, da eine Online Präsentation die traditionalle Power Point Präsentation ersetzen kann. Die Firma spart somit auch erhebliche Reisekosten ein. Die Teilnehmer können ihre Zeit bis zum Beginn des Net Meeting effektiv nutzen. Sie können auf die Reisezeit sowie auf den meist notwendigen „Sicherheitszuschlag“ komplett verzichten. Zur vereinbarten Zeit starten sie den PC und wählen sich in die Conference ein. Dieses einfache und effektive Handling bringt der Firma und den Mitarbeitern gleichermaßen Vorteile.
