Do's für WebkonferenzenSie haben sich dazu entschlossen, Ihre Meetings im virtuellen Konferenzraum abzuhalten und Sie haben sogar auch schon herausgefunden, wie man ein Online Meeting startet und Teilnehmer einlädt. Puh! Das heißt dann ja wohl, dass Ihre Arbeit getan ist und ab sofort alles glatt laufen sollte, oder? Naja… nicht ganz. Tatsächlich sind Sie aber fast schon am Ziel angekommen. Den letzten Schritt zu erfolgreichen Webkonferenzen können Sie ganz einfach bewältigen, indem Sie den fünf grundlegenden Do’s für Webkonferenzen in diesem Blogeintrag folgen.

Sie sollten…

1. Vor dem Planen gut nachdenken

Schon bevor Sie Teilnehmer zu Ihrem Meeting einladen können, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, was genau Sie mit dem Meeting erreichen möchten. Was ist das Ziel? Eine Tagesordnung mit allen wichtigen Gesprächspunkten ist für die Planung und Durchführung eines Meetings unerlässlich – egal ob online oder offline. Ebenso wichtig wie die Tagesordnung sind die Personen, die Ihnen dabei helfen werden das Ziel des Meetings zu erreichen. Wählen Sie die Teilnehmer sorgfältig aus. Wer kann gute Ideen beitragen? Wer wird von seiner Teilnahme am Meeting profitieren? Laden Sie niemanden grundlos ein. Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Meeting das Ziel, die Tagesordnung und die Teilnehmer klar definieren.

2. Die Regeln klären

Wenn Sie und alle anderen Teilnehmer des Meetings noch keine stehenden Regeln etabliert haben, sollten Sie die grundlegenden Dinge zu Beginn des Meetings klären. Wann ist beispielsweise ein guter Zeitpunkt für Fragen? Gibt es am Ende des Meetings noch eine abschließende Diskussion? Werden Sie der einzige Präsentator sein, oder können andere auch ihre Beiträge einbringen? Werden Sie die Präsentation oder eine Aufzeichnung des Meetings später an die Teilnehmer schicken oder sollten diese sich Notizen zum Inhalt Ihrer Präsentation machen? Wenn jeder gleich von Anfang an Bescheid weiß, müssen Sie das Meeting nicht später unterbrechen um diese Dinge zu klären. Außerdem werden die Teilnehmer auch ein besseres Gefühl haben, wenn sie genau wissen wie solche Dinge gehandhabt werden.

3. Das Meeting aufzeichnen

Viele Online Meeting Lösungen haben eine integrierte Aufnahmefunktion. Nutzen Sie diese! Selbst wenn Sie sich während des Meetings Notizen machen, kann doch nichts die tatsächlichen Folien mit Anmerkungen, Markierungen und Fragen ersetzen. Diese Aufnahme kann einer Reihe von Einsatzzwecken dienen, wie für interne Schulungen, Dokumentation im Konfliktfall oder einfach zur Analyse nach dem Meeting. Wenn Sie den Ablauf des Meetings einige Tage später noch einmal durchgehen werden Sie objektiver beurteilen können, was gut gelaufen ist und welche Punkte beim nächsten Mal verbessert werden könnten. Ihr Programm kann das Meeting aufzeichnen ohne dass Sie oder die Teilnehmer davon beeinträchtigt werden. Da die Aufnahme so einfach ist und auf so viele verschiedene Arten und Weisen nützlich sein kann, gibt es keinen wirklichen Grund sie nicht zu speichern.

4. Alles zusammenfassen

Halten Sie am Ende des Meetings etwas Zeit für eine Zusammenfassung frei. Bringen Sie die Inhalte der Präsentation und das Ergebnis der Diskussion auf einen Punkt und stellen Sie sicher, dass jeder weiß welche Aufgaben wem zugeteilt wurden. Dies ist in vielerlei Hinsicht hilfreich. So können beispielsweise Missverständnisse vermieden werden. Wenn das Meeting vorbei ist und jeder sich seinen eigenen Aufgaben widmet, kann ein kleines Missverständnis schwerwiegende Folgen haben. Eine Zusammenfassung kann Ihnen außerdem helfen, die Ziele des Meetings im Blick zu behalten. Haben Sie alles erreicht was Sie erreichen wollten? Sie würden sich sicherlich ärgern wenn Sie ein Meeting beenden, nur um wenige Minuten später daran zu denken, dass Sie noch etwas anderes ansprechen wollten. Zu guter Letzt bietet eine Zusammenfassung Ihnen auch eine gute Gelegenheit, das Meeting abzuschließen und allen für die Teilnahme zu danken.

5. Die richtige Meeting Software auswählen

Wenn Sie all Ihre Online Meetings erfolgreich abhalten möchten, dann ist das richtige Werkzeug unerlässlich. Sie möchten Ihre Zuhörer im Meeting nicht mit auffälligen Benutzeroberflächen und überladenen Programmen ablenken. Eine gute Software für Webkonferenzen soll vorranging Kommunikation ermöglichen. Deshalb arbeiten die besten Lösungen so sehr im Hintergrund, dass Sie sie kaum bemerken werden. Die Inhalte der Präsentation und des Meetings stehen im Mittelpunkt, nicht die Software die Sie benutzen. Denken Sie außerdem auch an Ihre Teilnehmer: einige von ihnen kennen sich mit Technik vielleicht nicht so gut aus wie Sie, also wählen Sie eine Online Meeting Lösung, die für Ihre Teilnehmer so einfach wie möglich zu benutzen ist. Niemand sollte sich mit komplizierten Installationen, besonderen Einstellungen, überflüssigen Funktionen und langen Registrierungen herumschlagen müssen. Der erste Schritt hin zu einer positiven Atmosphäre im Meeting ist, eine Software zu wählen die einfach funktioniert.

Und jetzt?

Jetzt ist es Zeit, alles umzusetzen was Sie gelernt haben! Wenden Sie diese Tips auf Ihr nächstes Online Meeting an und lassen Sie uns wissen, wie es gelaufen ist. Wenn Sie bisher noch kein Online Meeting geleitet haben, können Sie direkt mit einem kostenlosen Mikogo Konto loslegen.

Wenn Sie mehr darüber lernen möchten, wie Sie gleich ab dem ersten Versuch erfolgreiche Online Meetings leiten können, schauen Sie sich unser kostenloses Handbuch zum Thema an: Online Meetings – Bewährte Methoden

Sie wissen jetzt genau, was Sie tun sollten. Schauen Sie bald wieder vorbei um herauszufinden, was Sie nicht tun sollten: Fünf Don’ts für Webkonferenzen.

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