Don'ts für WebkonferenzenHaben Sie mit Ihrer Online Meeting Software gerade erst losgelegt? Oder haben Sie schon einige Meetings abgehalten die nicht ganz so glatt gelaufen sind, wie Sie sich das vorgestellt haben? Dann ist dies definitiv der richtige Artikel für Sie.

Letzten Monat haben wir Ihnen unsere Fünf Do’s für Webkonferenzen vorgestellt – jetzt ist es Zeit für die Fünf Don’ts, die Sie unter allen Umständen vermeiden sollten, wenn Sie erfolgreiche Meetings abhalten möchten.

Sie sollten nie…

1. Unvorbereitet sein

In einer Webkonferenz gibt Ihnen jeder Teilnehmer ein Stück seiner wertvollen Zeit. Im Gegenzug können Sie schon im Vorfeld alles bereitlegen, was Sie im Meeting zeigen möchten. Niemand will herumsitzen und warten, während Sie nach einer Tabelle suchen die Sie zeigen wollten oder versuchen, Ihre Präsentation zu finden. Sie wissen vorher, wann die Sitzung stattfinden wird, also bereiten Sie so viel vor wie möglich. Das bedeutet auch, dass Sie die Tagesordnung zur Hand haben sollten, dass Dateien, die Sie verschicken möchten, bereitliegen und dass Ihre Präsentation gestartet ist. Wenn alles was Sie brauchen nur einen Mausklick entfernt ist, können Sie Ihr Meeting gut koordiniert und in einem positiven Umfeld abhalten, was es für alle Beteiligten umso produktiver gestaltet.

2. Chaos verbreiten

Ihr Ziel in einem Meeting ist, dass alle sich auf die Inhalte konzentrieren können, die im Mittelpunkt stehen. Bei einem Meeting vor Ort würden Sie nie dutzende Postkarten und Magazine auf dem Tisch verteilen, also lassen Sie während eines Online Meetings keine unnötigen Programme laufen oder unzählige Verknüpfungen auf Ihrem Desktop liegen. Diese Dinge können nicht nur Ihre Teilnehmer ablenken, sondern auch Sie daran hindern, die relevanten Dateien schnell zu finden. Manche Verknüpfungen und Programme, wie ein Chatprogramm oder Ihr E-Mail-Postfach, können sogar vertrauliche Informationen enthalten, die Sie nicht mit allen Personen im Meeting teilen möchten. Räumen Sie Ihren Bildschirm vor Beginn des Meetings auf: Bewegen Sie alle Programme, Dateien und Verknüpfungen, die Sie im Meeting nicht brauchen, weg vom Desktop. Ein freier Raum heißt, dass Sie auch im Meeting einen klaren Kopf behalten können.

3. Ihre Teilnehmer vergessen

Wenn Sie mit anderen Personen in einem Konferenzraum sitzen, können diese Sie und Ihre Körpersprache sehen. Außerdem bemerken Sie selbst, wenn Ihre Teilnehmer gedankenverloren aus dem Fenster starren und können sofort gegensteuern. In einem Online Meeting können Sie sich diese direkte Interaktion nicht zunutze machen. Zum Glück bieten Webkonferenzlösungen ganz neue Wege, das Publikum mit einzubinden. Sie können einen der Teilnehmer präsentieren lassen, indem Sie zu seinem Bildschirm wechseln oder indem Sie jemandem die Kontrolle über die Präsentation auf Ihrem Bildschirm geben. Sie können auch ein digitales Whiteboard nutzen, um andere Teilnehmer Anmerkungen und Hervorhebungen auf Ihrem Bildschirm machen zu lassen. Wenn Sie eine Fragerunde in Ihr Meeting einbinden, kann auch das Ihrem Publikum helfen, sich aktiv am Meeting zu beteiligen.

4. Den Faden verlieren

Auch Sie sollten immer aktiv am Ball bleiben. Niemand hat heutzutage zu viel Zeit. Deswegen ist es umso wichtiger, dass Sie eine Tagesordnung haben und davon während des Meetings nicht abweichen. Natürlich könnte jemand eine interessante Frage haben, die zu einem anderen Punkt führt. Es ist wichtig, dass Sie Teilnehmer nicht unterbrechen und dass Sie ihnen zeigen, dass Sie ihre Beiträge schätzen. Allerdings müssen Sie auch an den Rest der Gruppe denken. Profitiert jeder von dieser Frage beziehungsweise dieser Diskussion, oder gehört der Beitrag eher ans Ende des Meetings oder sogar in ein separates Meeting mit einer anderen Gruppe von Teilnehmern? Viele Punkte müssen in der ganzen Gruppe diskutiert werden, damit jeder von den Meinungen und Fragen der anderen profitieren kann. Dies sind die Punkte, die auf Ihrer Tagesordnung stehen und auf die Sie sich im Meeting konzentrieren sollten. Wenn Sie zu weit von der Tagesordnung abweichen, werden Sie das Ziel des Meetings nicht erreichen – vor allem nicht pünktlich.

5. Die Zeit aus den Augen verlieren

ZeitproblemeTeilnehmer Ihrer Webkonferenz verlassen sich darauf, dass das Meeting pünktlich anfängt und aufhört und dass dazwischen alle Punkte auf der Tagesordnung besprochen werden. Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, müssen Sie realistisch bleiben: Wie viel Zeit benötigen Sie für jeden Punkt? Niemand wird später im Meeting davon profitieren, wenn Sie zu optimistisch planen. Sortieren Sie die Punkte auf der Tagesordnung außerdem in absteigender Priorität um sicherzustellen, dass die wichtigsten Themen zuerst besprochen werden. Schließlich sollten Sie noch etwas Zeit für Fragen und Diskussionen einräumen. Selbst wenn die Zeit knapp wird sollten Sie nie die Fragerunde aus Ihrem Meeting streichen.

Ein solider Zeitplan ist eine gute Grundlage für ein Meeting, aber Ihre Arbeit endet nicht mit der Planung. Selbst die sorgfältigsten Pläne können schiefgehen wenn Sie zu lange auf einem Punkt verweilen oder wenn zwei Teilnehmer zu lange miteinander diskutieren. Achten Sie auf die Zeitangaben, die Sie in der Tagesordnung festgelegt haben. Jeder wird Ihnen dankbar sein, wenn das Meeting pünktlich endet.

Bleiben Sie dran!

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Diskussion: Ist in einem Ihrer Meetings etwas passiert, was Sie lieber vermieden hätten? Haben Sie schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das aus dem Ruder gelaufen ist? Wir können alle von unseren Fehlern lernen (oder zumindest gemeinsam darüber lachen), also teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns! Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.