Richtige Software für AudiokonferenzenTag für Tag wird die Online Zusammenarbeit in allen möglichen Bereichen der Arbeitswelt wichtiger. Das heißt auch, dass Online Audiokonferenzen ihren berechtigten Platz im Arbeitsalltag gefunden haben. Jetzt ist genau die richtige Zeit für Sie, mit Anrufen über Voice over IP loszulegen. Der erste Eintrag in dieser Reihe hat Ihnen wichtige Hardware-Kriterien vorgestellt. Heute wollen wir einen Schritt weiter gehen und über Software für Audiokonferenzen sprechen. Bei VoIP Audiokonferenzen haben Sie viel mehr Möglichkeiten in Hinblick auf Einstellungen als bei einer klassischen Telefonkonferenz: Lautstärke, Stummschaltung, Mikrofonempfindlichkeit, … Wenn Sie allerdings gerade Ihre ersten Schritte in der Welt der Online Audiokonferenzen gehen, kann die Breite der Funktionen zunächst überwältigend wirken. Immerhin ist es eine spürbare Veränderung von Ihrem alten Telefon! Sie möchten allerdings nicht zum alten Eisen gehören, sondern die neue Technologie effektiv und produktiv in Ihrem Unternehmen einsetzen. Wir können Ihnen dabei helfen, von Anfang an erfolgreich mit Ihrer Software für Audiokonferenzen zu arbeiten.

Das richtige Werkzeug – Software

Wenn Sie Online Audiokonferenzen in Verbindung mit einer anderen Lösung nutzen möchten, wie zum Beispiel einer Screen Sharing Software, suchen Sie sich ein Programm, das beides verbindet. Es gibt verschiedene Lösungen für Online Meetings oder Verkaufsdemonstrationen mit integrierter VoIP-Funktion. Das macht die Zusammenarbeit sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden und Kollegen ist dies die einfachste Lösung. Achten Sie darauf, dass die Software für alle Beteiligten einfach zu nutzen ist und dass sie plattformübergreifend funktioniert. In Mikogo ist die VoIP-Funktion für Audiokonferenzen seit Mikogo 5 offiziell integriert. Egal ob Sie Mikogo für Meetings, Konferenzen, Webinare oder Fernwartung nutzen: Die Audiokonferenz ist immer nur einen Klick entfernt.

Einstellungen

Bevor Sie direkt mit Ihrer ersten Audiokonferenz starten, machen Sie sich mit der Software vertraut und finden Sie die optimalen Einstellungen. Der wichtigste Regler ist der für die Mikrofonempfindlichkeit. Diese bestimmt, welche Töne von Ihrem Mikrofon aufgenommen und übertragen werden. Wenn die Schwelle zu niedrig ist, können Hintergrundgeräusche die Übertragung stören, vor allem wenn Sie in einem offenen Büro sind, in dem andere Kollegen arbeiten und Telefone klingeln. Wenn die Mikrofonempfindlichkeit allerdings zu schwach eingestellt ist, müssen Sie sehr laut sprechen, damit andere Sie hören. Stellen Sie die Software vor Ihrer ersten tatsächlichen Konferenz schon richtig ein. Der einfachste Weg um die richtigen Einstellungen zu finden ist, mit einem Kollegen einen Testlauf durchzuführen.

Funktionen

Der große Vorteil einer guten Software ist, dass Sie für Ihre Audiokonferenzen Zugriff auf eine Reihe nützlicher Funktionen haben. Um die besten Ergebnisse mit Ihrer Software zu erzielen müssen Sie erst wissen, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese einsetzen können.

1. Stummschalten

Mikogo Stummschalten

Wenn man bedenkt, dass Sinn und Zweck einer Audiokonferenz in der Kommunikation liegen, klingt es vielleicht seltsam, aber eine der wichtigsten Funktionen ist die Stummschaltung. Vor allem wenn viele Personen an einem Meeting teilnehmen, kann es schwierig sein, eine offene Audiokonferenz zu koordinieren. Solange beispielsweise eine Person präsentiert, gibt es keinen Grund warum andere Teilnehmer sprechen sollten. Die Grundlage produktiver Kommunikation ist gutes Zuhören, also halten Sie die Leitung für den momentan wichtigen Präsentator frei. Hierfür gibt es eine Funktion, mit der Sie alle Teilnehmer außer den Präsentator vorübergehend stummschalten können. So können Sie sicherstellen, dass die Präsentation nicht durch Hintergrundgeräusche unterbrochen wird. Wenn Sie eine Frage- oder Diskussionsrunde mit allen Teilnehmern starten möchten, können Sie die Stummschaltung wieder aufheben.

2. Emoticons

Mit Emoticons können Ihre Teilnehmer Ihnen direkte Rückmeldung zur Konferenz geben. Die kleinen Symbole ermöglichen es den Teilnehmern Ihnen direkt mitzuteilen, ob eine Idee gut ankommt oder nicht, ob sie eine Frage oder einen Kommentar haben oder ob Sie schneller oder langsamer sprechen sollten. Auch wenn die Teilnehmer stummgeschaltet sind können Sie dennoch diese Rückmeldung erhalten.

3. Chat

Mikogo Chat

Während einer Präsentation können immer wieder Fragen aufkommen. Ganz gleich ob Sie diese direkt beantworten möchten oder am Ende eines Abschnitts eine kurze Fragerunde abhalten möchten, jeder profitiert davon wenn Fragen während der Präsentation dokumentiert werden. Hier ist eine Chatfunktion sehr nützlich. Teilnehmer können jederzeit Fragen stellen ohne die Präsentation zu unterbrechen und Sie haben später alle Fragen in einer Liste, wenn Sie sie beantworten möchten. Die Chatfunktion kann auch für andere Einsatzbereiche genutzt werden, beispielsweise für Kommentare und Einwürfe während einer Präsentation.

Mit der richtigen Software für Meetings und Audiokonferenzen stehen Ihnen viele nutzliche Funktionen zur Verfügung. Eine Lösung wie Mikogo ist auch für Anfänger sehr einfach zu benutzen. Machen Sie sich direkt mit den verschiedenen Möglichkeiten und Einstellungen vertraut um die besten Ergebnisse für alle zu erreichen.
Nächsten Monat geben wir Ihnen im abschließenden Blogeintrag in dieser Reihe einige praktische Tipps für die Durchführung von erfolgreichen Audiokonferenzen.

Haben Sie schon eigene Erfahrungen mit Software für Audiokonferenzen sammeln können? Haben Sie selbst einige Tricks und Kniffe entwickelt? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.