Erfolgreiche Durchführung von AudiokonferenzenWenn Sie unsere beiden vorherigen Artikel in dieser Reihe gelesen haben, wissen Sie schon einiges über Online Audiokonferenzen. Die nötigen Geräte liegen bereit und Sie kennen sich gut mit den Funktionen der Voice over IP Software aus – alles was Sie jetzt noch brauchen, sind einige nützliche Tipps für die praktische Durchführung einer Audiokonferenz. Wenn Sie den Ratschlägen in diesem Artikel folgen, hält Sie nichts mehr davon ab, vom ersten Versuch an erfolgreiche Online Audiokonferenzen zu leiten.

Minimieren Sie Störgeräusche

Mit der richtigen Software für Audiokonferenzen können Sie Teilnehmer stummschalten, um Störgeräusche zu vermeiden. Solange Sie allerdings selbst sprechen, achten Sie darauf, dass Ihre Umgebung ruhig ist. Klingelnde Telefone, bellende Hunde und sprechende Kollegen können Ihre Konferenzteilnehmer ablenken. Wenn Sie für Ihre Webkonferenz keinen Zugriff auf einen stillen Raum haben, suchen Sie sich die richtigen Einstellungen für die Mikrofonempfindlichkeit – das kann Wunder wirken. Teilnehmer werden nur Ihre Stimme hören, da die Umgebungsgeräusche gar nicht erst vom Mikrofon aufgenommen werden. Testen Sie diese Einstellungen vor der ersten tatsächlichen Audiokonferenz, sodass Sie rechtzeitig bereit sind.

Mikrofonempfindlichkeit einstellen

Starten und beenden Sie die Konferenz

Ganz gleich wie viele Präsentatoren Sie während der Webkonferenz haben: Sie als Organisator sollten die erste und die letzte Ansage machen. Sobald alle Teilnehmer da sind, heißen Sie sie willkommen und starten Sie das Meeting. Wenn Sie am Ende der Konferenz angekommen sind, danken Sie allen für ihre Zeit und ihre Beiträge bevor Sie das Meeting schließen – knallen Sie ihnen nicht die virtuelle Tür ins Gesicht. Nicht nur werden die Teilnehmer die abschließende Geste zu schätzen wissen, sie gibt Ihnen auch eine Gelegenheit, die Inhalte des Meetings noch einmal zusammenzufassen und sicherzustellen, dass alle folgen konnten.

Erklären Sie den Ablauf

Wenn Sie das Meeting anfangen, sollten Sie als erstes die Regeln und den Ablauf erläutern. Sagen Sie den Teilnehmern, dass Sie sie während der Präsentation stummschalten werden und wann sie wieder eigene Beiträge einbringen können. Erklären Sie die Funktionen, die Teilnehmer benutzen können (Emoticons, Chat usw.) und wann die Fragerunde stattfinden wird.
Auch wenn Sie Fragen in einem speziellen Abschnitt am Ende beantworten werden, möchten Sie vielleicht, dass Teilnehmer ihre Fragen während der Präsentation über die Chatfunktion stellen. So kann Ihre Audiokonferenz ohne Unterbrechungen ablaufen. Ihre Teilnehmer fühlen sich in guten Händen und können sich voll und ganz auf die Inhalte Ihrer Präsentation konzentrieren wenn sie wissen, wie das Meeting ablaufen wird und wie sie Fragen stellen können.

Testen Sie alles

Wir haben es schon vorher gesagt, aber das wird uns nicht davon abhalten, es noch einmal anzubringen: Testen Sie alle Funktionen und Einstellungen mit einem Kollegen oder einem hilfsbereiten Freund, bevor Sie Ihre erste Online Audiokonferenz über Voice over IP abhalten. Auch wenn es sich unnötig anfühlt, ein kurzer Test kann später sehr viel Zeit sparen. Die wichtigsten Dinge, die Sie testen sollen, sind natürlich die Sprachqualität und die Headset-Einstellungen. Wenn Sie noch etwas mehr Zeit haben, testen Sie auch die Funktionen, die Ihnen über die Software zur Verfügung stehen. Testen Sie die Stummschaltung – Mikogo bietet zum Beispiel eine reguläre Stummschaltung und eine erzwungene Stummschaltung – und den Chat, schauen Sie sich die verfügbaren Emoticons an und simulieren Sie verschiedene Testszenarien.

Mikogo Stummschaltung

Ihre erste Online Audiokonferenz wird ein garantierter Erfolg, wenn Sie Probleme schon im Voraus beheben uns sich mit den Werkzeugen vertraut machen.
Dieser Artikel schließt unsere kurze Reihe zu Tipps und Tricks für Online Audiokonferenzen ab. Sie sind jetzt offiziell bereit, loszulegen! Wenn Sie unsere ersten beiden Artikel verpasst haben, finden Sie hier unsere Tipps zur richtigen Hardware und zu Software Einstellungen.

Diskussion: Haben Sie schon eine Audiokonferenz abgehalten? Wenn Sie Tipps, Tricks und Erfahrungen haben, die Sie teilen möchten, oder Fragen stellen möchten, hinterlassen Sie uns einfach einen Kommentar.