Teilnehmer bei TelefonkonferenzenJe weiter sich Telefonkonferenzen und Online Meetings in der Arbeitswelt verbreiten, desto deutlicher wird auch, dass nicht immer alle Teilnehmer der Telefonkonferenz aufmerksam folgen. Oft werden während der Konferenz andere Sachen erledigt, E-Mails geschrieben, oder Artikel im Internet gelesen. Als Organisator oder Präsentator hört man nie gerne, dass die Hälfte der Teilnehmer bei einer Telefonkonferenz nicht wirklich zuhören, da für Sie die Inhalte dieser Konferenz natürlich sehr wichtig sind. Woran liegt es, dass Teilnehmer während Telefonkonferenzen abgelenkt sind? Und noch viel wichtiger: Wie lässt sich dieses Problem beheben?

Telefonkonferenzen und Online Meetings werden immer bedeutender – und das in allen erdenklichen Branchen. Daher müssen wir Wege finden, Teilnehmer besser in Telefonkonferenzen einzubinden und Ablenkungen zu minimieren. Nur so kann die Konferenz für alle Beteiligten effizient und produktiv durchgeführt werden.

1. Laden Sie nur die wichtigsten Teilnehmer zur Telefonkonferenz ein

Abgelenkter TeilnehmerWenn Sie sicherstellen wollen, dass sich alle Teilnehmer aktiv in das Meeting einbringen, laden Sie nur diejenigen Teammitglieder ein, für die die Konferenz wirklich wichtig ist. Nicht jeder Mitarbeiter muss zu jedem Zwischenschritt eines Projekts dauerhaft auf dem Laufenden gehalten werden. Meist reicht dafür die schriftliche Zusammenfassung des Meetings oder eine kurze Erklärung vom jeweiligen Teamleiter. Meetings kosten alle Teilnehmer wertvolle Zeit, also überlegen Sie sich vorher gut, wer wirklich etwas zum Thema beitragen kann und laden Sie nur diese Personen ein.

2. Nutzen Sie eine Software für Webkonferenzen

Sie sollten sich nicht ausschließlich auf die Telefonkonferenz verlassen. Nutzen Sie die Vorteile einer Software für Webkonferenzen, um die Teilnehmer besser in die Inhalte einzubinden. Für viele Menschen wird das Verständnis durch eine visuelle Komponente deutlich gefördert. Wenn Sie also visuelle Elemente wie Screen Sharing und ein Whiteboard in Ihre Konferenz integrieren, können Sie eine interaktive Plattform aufbauen, über die alle Konferenzteilnehmer aktiv miteinander zusammenarbeiten können. Machen Sie sich außerdem mit den verschiedenen Funktionen der Software bekannt und nutzen Sie die Vorteile des interaktiven Screen Sharings, wie ein Whiteboard und den Präsentatorwechsel.

3. Nehmen Sie die Webkonferenz auf

Nicht alle Personen, die an einem Projekt zusammenarbeiten, haben die gleiche Deadline oder können zu den gleichen Terminen an einer Konferenz teilnehmen. Wenn Sie das Meeting aufzeichnen, haben andere Mitarbeiter später noch die Gelegenheit, die Besprechung nachzuverfolgen. Wenn Sie Teilnehmer zu einer Telefonkonferenz einladen, die gerade kurz vor einer Deadline stehen, sind sie während der Konferenz wahrscheinlich abgelenkt und arbeiten nebenbei anstatt den Inhalten der Präsentation zu folgen. In solchen Fällen ist es besser, die Konferenz aufzunehmen, damit verhinderte Kollegen sich später noch informieren können.

4. Binden Sie die Teilnehmer aktiv ein

Wenn Sie eine Software für Webkonferenzen benutzen anstatt mit einer reinen Telefonkonferenz zu arbeiten, haben Sie viel mehr Möglichkeiten, die Teilnehmer einzubinden. Die visuelle Komponente des Screen Sharings ermöglicht eine engere und effizientere Zusammenarbeit, sodass niemand während der Konferenz wegdriftet. Auch wenn Online Meeting Software zusätzlich zur Telefonkonferenz zum Einsatz kommt, ist niemand an seinen Schreibtisch gebunden. Software mit maximaler Kompatibilität kommt auch auf Laptops, Smartphones und Tablets zum Einsatz, dementsprechend können Teammitglieder ganz ortsunabhängig an einer Besprechung teilnehmen.

Sie möchten verhindern, dass Teilnehmer sich langweilen oder während der Telefonkonferenz abgelenkt sind?

Zufriedene TeilnehmerinDann müssen Sie dafür sorgen, dass die Konferenz interaktiv gestaltet ist und allen die Möglichkeit zur Mitarbeit bietet. Nicht nur sind dann alle Teilnehmer involviert und werden sich am Gespräch aktiv beteiligen, die Besprechung wird auch deutlich produktiver und effizienter ablaufen. Noch mehr Tipps zu diesen Thema finden Sie in unseren fünf Do’s und Don’ts für Webkonferenzen, sowie in unserer Serie über Audiokonferenzen.

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