Mikogo für Jour FixeIn der Reihe Mikogo für jede Gelegenheit geht es heute darum, wie Sie Mikogo auch intern in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Vielleicht benutzen Sie Mikogo schon seit einiger Zeit für Softwarepräsentationen, Online Beratung oder Remote Support – aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Sie Mikogo in Ihrem eigenen Team einsetzen können?

Für wen ist dieser Beitrag?

Dieser Beitrag richtet sich in erster Linie an Mitarbeiter in Teams, die geographisch weit verteilt sind – sei es durch Home Office, verschiedene Standorte des Unternehmens oder viele vor-Ort-Termine. Sie möchten Ihre Jour Fixe Meetings abhalten, auch wenn Sie sich nicht persönlich treffen können. Gerade bei solchen Meetings ist es aber wichtig, dass Statusberichte, Projektplanung und Aufgabenverteilung nicht nur über das Telefon erfolgen, sondern auch visuell begleitet werden. Hier kommen Online Meetings mit Screen Sharing ins Spiel.

Was können Sie vor dem Online Meeting einstellen?

Bei einem Jour Fixe gibt es nicht viel, was Sie vor einem Online Meeting in der Software einstellen müssen. Ein paar allgemeine Tipps gibt es aber natürlich trotzdem. Nehmen Sie sich vor dem eigentlichen Termin eine Viertelstunde Zeit und bereiten Sie sich auf das Meeting vor. Legen Sie alle Unterlagen bereit, die Sie präsentieren möchten, schließen Sie unnötige Programme und Fenster und bereiten Sie sich gegebenenfalls auf eine Audiokonferenz vor – also schließen Sie Ihr Headset an und sorgen Sie dafür, dass es in Ihrem Umfeld möglichst wenig Störgeräusche gibt. Je nachdem, wie viel Zeit für das Meeting eingeplant ist, kann jetzt auch noch der richtige Moment für einen kurzen Gang an die Kaffeemaschine sein.

Wie treten die Teilnehmer dem Online Meeting bei?

Ihre Teilnehmer haben zwei verschiedene Optionen, dem Jour Fixe Meeting beizutreten. Entweder sie wählen sich über den HTML Viewer ein, oder sie benutzen das Verbindungsprogramm. Wenn Sie in einem solchen Jour Fixe in erster Linie präsentieren und der Teilnehmer nur zuhört, dann kann der Teilnehmer über den HTML Viewer beitreten. Wenn mehrere Personen präsentieren sollen, kommt das Verbindungsprogramm für Teilnehmer zum Einsatz.

Mikogo Sitzungslogin

Es gibt verschiedene Wege, wie Sie die Teilnahme vereinfachen können. Wenn Ihre Teilnehmer das Verbindungsprogramm verwenden, können Sie im Mikogo Sitzungsplaner einen Eintrag für Ihr Online Meeting anlegen. So wird jedes Mal die gleiche Sitzungsnummer verwendet und Ihre Kollegen müssen nicht für jeden Jour Fixe ein neues Verbindungsprogramm herunterladen. Wenn Sie eine Sitzung im Sitzungsplaner erstellen, wird eine Sitzungsnummer für Sie so lange reserviert, bis Sie die Sitzung manuell löschen. Sie können die Sitzung mit dieser Nummer dann jederzeit starten, indem Sie den Eintrag doppelklicken.

Welche nützlichen Funktionen gibt es für Online Meetings mit Mikogo?

Audiokonferenz:

Mikogo AudiokonferenzOhne Kommunikation können Sie kein sinnvolles Meeting abhalten. Deswegen bieten wir Ihnen gleich zwei Wege, um auch in Meetings mit mehreren Personen klar miteinander zu sprechen. Sie können entweder unsere Telefonkonferenz mit lokalen Einwahlnummern in 30 Ländern nutzen (auch in Kombination mit dem HTML Viewer möglich) oder die Audiokonferenz über Voice over IP einsetzen, um direkt durch Mikogo zu sprechen (nur mit dem Verbindungsprogramm möglich).

Flexibilität:

Ganz gleich, ob Sie Tabellen, eine Präsentation, Webseiten oder andere Programmfenster zeigen möchten – mit Mikogo können Ihre Teilnehmer genau das sehen, was sie sehen sollen. Geplant und spontan.

Dateitransfer:

Mikogo DateitransferHaben Sie Dateien, die Ihre Teilnehmer nach der Sitzung auch auf Ihrem eigenen Rechner zur Verfügung haben sollen? Dann nutzen Sie den integrierten Dateitransfer!

Ihr Jour Fixe ist sicherlich nicht das einzige Meeting, das Sie gerne ab und an online abhalten würden. Im nächsten Beitrag in dieser Reihe zeigen wir Ihnen, wie Sie Mikogo optimal für Ihre Teammeetings nutzen können. Unter Mikogo für jede Gelegenheit finden Sie die bisherigen Beiträge.