Gelungene PräsentationenWie Sie Ihre Telefonkonferenzen kurz, präzise und für alle Beteiligten effizient abhalten, wissen Sie ja bereits. Dabei hilft unter anderem Online Meeting Software, mit der Sie beispielsweise eine Präsentation in die Konferenz einbinden können. Aber wie können Sie verhindern, dass Ihre Teilnehmer ins PowerPoint-Koma fallen? Wissen Sie, wie viele Zeilen auf eine Folie passen, bevor die Zuhörer anfangen, abzuschalten? Haben Sie schon entschieden, mit welchen Farben Ihre Folien das Publikum packen werden? Wir wollen Ihnen heute zeigen, wie Sie Ihre Präsentationen sowohl online als auch offline optimieren können – und das ganz ohne Vorkenntnisse.

1. Keine Präsentation ist besser als Sie

Die wichtigste Regel möchten wir gleich vorab aufstellen. Ganz gleich, wie viel Arbeit Sie in Ihr Folienlayout stecken: Ihre Präsentation ist am Ende nur so gut, wie Sie sie vortragen können. Sie sind nicht die akustische Untermalung für die Präsentation – die Präsentation ist die visuelle Untermalung für Ihren Vortrag. Sie sollten nie vergessen, dass Ihre Präsentation, online oder offline, nur ein Hilfsmittel ist. Daraus folgt ein wichtiger Leitsatz, der die Grundlage für alle Tipps in dieser Liste ist: Ihre Präsentation soll den Vortrag unterstützen, nicht davon ablenken. Deswegen…

2. Verwenden Sie eine einfache Schriftart für Folien

Machen Sie es nicht unnötig kompliziert – nutzen Sie für Ihre Präsentation eine gut lesbare, klare, moderne Schriftart. Die wichtigste Aufgabe Ihrer Präsentation ist, Informationen zu vermitteln. Vielleicht gibt es schnörkelige Schriftarten, die Sie als besonders ästhetisch empfinden – darum geht es bei der Gestaltung von Folien aber nicht. Ihr Publikum hat nur einen sehr begrenzten Zeitraum, um die relevanten Informationen zu erfassen. Wenn die Zuhörer einzelne Worte entziffern müssen, ist es schon zu spät. Setzen Sie deswegen immer auf Funktionalität und Lesbarkeit!

3. Setzen Sie Farbe (sinnvoll) ein

Die Lesbarkeit Ihrer Folien hängt natürlich auch von den Farben ab, die Sie jeweils für Hintergrund und Text wählen. Denken Sie auch hier immer daran: Die Folien sollen die Inhalte unterstreichen, nicht verdrängen. Deswegen empfehlen wir schlichte Hintergründe – wenn Sie Bilder einbinden möchten, können Sie das an den relevanten Punkten immernoch tun. Aber welche Farbe sollten Sie für den Hintergrund wählen? Wir alle sind daran gewöhnt, schwarze Schrift auf weißem Hintergrund als Standard anzunehmen. Gerade aber bei Präsentationen muss das keineswegs die Norm sein. Experimentieren Sie ruhig mit Farben herum – eine hellgraue Schrift auf dunkelgrauem Grund kann beispielsweise sehr angenehm für die Augen sein.

Grau in Grau

Wenn Sie zu Anfang noch etwas unsicher sind, können Sie sich einfach an folgende Grundregeln halten:

  • Zwischen Schrift und Hintergrund muss ein gewisser Kontrast bestehen. Das gilt vor allem in Hinblick auf Helligkeit (ein sehr helles Blau auf einem dunkelblauen Hintergrund kann beispielsweise gut funktionieren). Das heißt also: Bei Schriftfarbe und Hintergrundfarbe sollte eine eindeutig dunkel, die andere eindeutig hell sein.
  • Blau in Blau

    Grün in Grün

    Farbkreis

  • Auch bei der Wahl der Farben an sich spielt Kontrast eine Rolle. Werfen Sie einen Blick auf den Farbkreis. Farben, die direkt nebeneinander liegen, „beißen“ sich und bilden in der Regel eine unangenehme Kombination. Mit etwas mehr Abstand und dem richtigen Kontrast zwischen hell und dunkel wird es gleich viel harmonischer.
  • Vermeiden Sie grelle Farben auf großen Flächen. Das gilt natürlich vorrangig für den Hintergrund. Wenn Ihr Publikum längere Zeit auf einen neongrünen Hintergrund starren muss brauchen Sie sich nicht wundern, wenn der eine oder andere das Meeting mit Kopfschmerzen verlässt. Wählen Sie lieber etwas gedämpftere Töne. Und vor allem: Wenn Sie Ihre Folien rot färben wollen, sollten Sie dafür einen wirklich guten Grund haben.

Kontraste

4. Bilder bitte mit Bedeutung

Je nach Thema können Bilder – Fotos, Grafiken, Diagramme, und so weiter – wirklich mehr sagen als tausend Worte. Dementsprechend ist es durchaus sinnvoll, Ihren Vortrag auch mit Bildern zu unterstützen. Achten Sie allerdings bitte darauf, dass die Bilder auch sinnvoll sind – Sie sollten Bilder nie „einfach so“ einfügen. Alles, was auf Ihren Folien Platz einnimmt, sollte auch eine gewisse Bedeutung haben. Informiert ein Diagramm? Vermittelt ein Bild bestimmte Emotionen? Illustriert eine Grafik besonders nachhaltig die Fakten, die Sie erläutern möchten? Versetzen Sie sich bei der Auswahl von Bildern auch immer in die Lage Ihrer Zuhörer. Da die Grafik – wie alle Inhalte Ihrer Folien – nur sehr kurz zu sehen sein wird, muss die Bedeutung klar sein. Vor allem Diagramme sollten übersichtlich und auf den ersten Blick erkennbar sein.

5. Bleiben Sie in Ihrer Präsentation einheitlich

GliederungWenn Sie sich für eine Schriftart entschieden haben und wissen, wie die Überschriften lauten sollen und wo Bilder auftauchen, haben Sie das meiste schon geschafft. Stellen Sie jetzt sicher, dass alles einheitlich ist – das gilt natürlich für die Kopf- und Fußzeile, die Schriftart und die Nummerierung verschiedener Überschriften, aber auch für die Position von Textfeldern und Bildern auf den jeweiligen Folien und die Aufzählungszeichen je nach Ebene. Wenn auf jeder Folie (oder sogar innerhalb einer Folie) unterschiedliche Symbole und Schriftarten auftauchen, schafft das nur Verwirrung und damit mehr Distanz zwischen Publikum und Inhalt – und genau das wollen Sie ja vermeiden.

GliederungAusnahmen bestätigen ja bekanntermaßen die Regel: Wenn Sie eine längere Präsentation vorbereiten, können unterschiedliche Farben (im Hintergrund oder in der Kopf- und Fußzeile) verschiedene Abschnitte signalisieren. Das können Sie eingangs schon in der Gliederung andeuten.

6. Goldene Wörter

Fragen Sie sich manchmal, wie viel Sie auf eine Folie packen sollen? Haben Sie schon einmal eine Präsentation gesehen, bei der die Folien so voll beschrieben waren, dass man sie kaum lesen konnte? Sinn und Zweck der Präsentation ist nicht, Sie als Vortragenden zu ersetzen. Wenn wir ein Buch, ein Produkthandbuch oder einen Quartalsbericht lesen wollen würden, hätten wir das getan. Jede Folie sollte eine bestimmte Kernaussage vermitteln und Ihren Vortrag mit den wichtigsten Stichpunkten und Fakten untermalen. Um das zu verdeutlichen, haben wir die wichtigsten Regeln für Textfolien hier für Sie exemplarisch aufgelistet:

Folie mit Stichpunkten

In diesem Fall ist die Schriftart Calibri, die Schriftgröße 30pt., und der Abstand zwischen den Stichpunkten (unter „Absatz…“ festlegbar) 24pt.

Wenn Sie mit diesen Vorgaben nicht zurecht kommen und deutlich mehr Inhalte auf Ihren Folien landen, versuchen Sie vielleicht, zwei oder mehr Kernaussagen in eine Folie zu packen. Schauen Sie sich die Inhalte genau an. Könnte es unter Umständen sinnvoll sein, diese Fakten und Argumente auf zwei oder drei Folien zu verteilen? Geben Sie Ihren Aussagen und Argumenten den Raum, der ihnen zusteht.

Zum Abschluss…

Wenn Ihre Präsentation vorbereitet ist, lassen Sie die Datei für mindestens 30 Minuten liegen. Danach gehen Sie die Präsentation Folie für Folie durch und überzeugen sich davon, dass alles kohärent ist. Wenn Sie Ihre Präsentation per Beamer abhalten, stellen Sie sicher, dass die technische Ausrüstung funktioniert, bevor die Teilnehmer eintreffen. Wenn Ihr Vortrag online stattfindet, starten Sie den Präsentationsmodus einfach während einer Mikogo-Sitzung.

Niemand mag schlechte Präsentationen und wir alle haben wirklich schon genügend davon gesehen. Mit den Grundregeln aus diesem Artikel können Sie im Handumdrehen effektive und spannende Präsentationen gestalten – Ihre Kollegen werden es Ihnen danken. Vergessen Sie nie: Die Inhalte stehen im Vordergrund, die Folien sind zur Unterstützung da.