Zeitverschwendung

Sie sitzen am Schreibtisch, der Arbeitstag ist halb vorbei, und obwohl Ihre To-Do-Liste wirklich lang genug ist, haben Sie das Gefühl dass Sie bisher noch nichts geschafft haben. Der Tag ist also, gelinde gesagt, gelaufen – oder? Bevor Sie jetzt denken, dass ohnehin nichts mehr zu retten ist, weil Sie zu viel Zeit verschwendet haben: Nutzen Sie doch die verbleibende Zeit, um in Zukunft garnicht erst in diese Situation zu kommen! Wir haben ein Konzept, mit dem Sie die ersten Schritte schon heute gehen können – und morgen können Sie Ihrer To-Do-Liste beim Schrumpfen zuschauen!

1. Identifizieren Sie die Ursachen

Der erste Schritt ist wahrscheinlich auch gleich der schwierigste, aber da müssen Sie durch. Keine Zeitverschwendung passiert grundlos – selbst wenn Sie den halben Tag verträumt aus dem Fenster geschaut haben und deswegen nichts erledigen konnten. Im Büro lassen sich die Ursachen in der Regel auf folgende Übeltäter zurückführen:

  • Unterbrechungen
  • Sie haben gerade mit einer Aufgabe angefangen, da kommt der Kollege mit einer ganz kurzen Frage vorbei. Zurück ans Werk, da schreibt der Chef eine Nachricht, er bräuchte rasch die Kennzahlen der letzten zwei Monate. Dann klingelt das Telefon, und ehe Sie sich versehen fragt der Büronachbar, ob Sie zusammen in die Kantine gehen wollen bevor das große Meeting startet – und Sie haben noch keinen einzigen Punkt auf Ihrer To-Do-Liste abgearbeitet.

  • E-Mails
  • Einer Studie von Atlassian zufolge überprüfen Angestellte im Schnitt 36 Mal pro Stunde ihren Posteingang. Das fühlt sich zwar vielleicht nicht wie Zeitverschwendung an, aber jeder Blick in Ihr E-Mail-Postfach nimmt sie aus der aktuellen Aufgabe raus und unterbricht Ihre Konzentration. Wenn Sie dann noch eine wichtige E-Mail sehen, auf die sie lieber direkt antworten wollen, sind gleich wieder ein paar Minuten verloren. Und dann müssen Sie anschließend wieder zurück in die vorherige Aufgabe finden… Und das bis zu 36 Mal pro Stunde! Kein Wunder, dass es sich am Ende so anfühlt, als hätten Sie nichts geschafft.

  • Zu viele verschiedene Aufgaben
  • Ihre To-Do-Liste ist nicht nur lang, sondern auch vielfältig. Leider arbeiten Sie gerade nicht an einem großen Projekt mit klar strukturierten, aufeinander aufbauenden Teilabschnitten, sondern auf Ihrem Tisch liegen unzählige, teilweise sehr verschiedene Aufgaben, die alle ähnlich dringend und wichtig sind. Vielleicht haben Sie sich schon eine Liste gemacht, vielleicht noch nicht – so oder so schwirren alle Aufgaben permanent in Ihrem Kopf herum. Sie fangen mit einer Aufgabe an, dann fällt Ihnen schon die nächste ein, die ja eigentlich auch direkt erledigt werden muss, also wechseln Sie zur anderen Aufgabe, dann fällt Ihnen wieder etwas neues ein, und irgendwann müssen Sie ja zur ersten Aufgabe zurück… Im Schnitt verbringen manche Büro-Angestellte nur drei Minuten pro Aufgabe, bevor sie zur nächsten wechseln. In drei Minuten haben Sie gerade ein Dokument geöffnet und sich in die Sache reingedacht – so können Sie logischerweise nicht produktiv sein.

    In Ruhe arbeiten

  • Ablenkung
  • Eigentlich sind alle bisher genannten Punkte Ablenkungen. Wir wollen diesen Punkt aber gesondert erwähnen, weil es neben den genannten noch viele andere Ablenkungen gibt, die wenig mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Lärmbelästigung, das private E-Mail-Postfach, stressige Gedanken (zum Beispiel über die wachsende To-Do-Liste) – all diese Sachen gehören zum Büroalltag und lassen sich nicht ohne weiteres vermeiden, aber mit der Erledigung Ihrer Aufgaben helfen sie auch nicht gerade. Falls Sie davon betroffen sind ist der wichtigste Schritt, dass Sie sich das bewusst machen und die Ablenkungen nicht totschweigen. Nur dann können Sie auch etwas daran ändern.

2. Werden Sie Herr(in) der Lage

Jetzt wissen Sie zumindest ungefähr, was die Verzögerungen in Ihrem Arbeitsalltag verursacht. Damit ist der größte Schritt schon getan – der Rest ist lediglich eine Organisationsfrage. Die folgenden Punkte können Sie Schritt für Schritt befolgen, oder sich die hilfreichsten Elemente rauspicken.

Struktur, Struktur, Struktur

Der beste Weg, mit all diesen Unterbrechungen und Ablenkungen umzugehen, ist Struktur. Deshalb sollten Sie zunächst alle Aufgaben, die Sie aktuell erledigen müssen, aufschreiben. Alle. Wahrscheinlich fällt Ihnen beim Aufschreiben schon auf, dass bestimmte Aufgaben zusammengehören – zum Beispiel thematisch oder der Priorität nach. Gruppieren Sie die Aufgaben so, wie es für Sie sinnvoll erscheint. Dann überlegen Sie sich, wie viel Zeit Sie netto für jeden Punkt auf Ihrer Liste benötigen und notieren Sie das daneben. Runden Sie immer auf die nächsten fünf Minuten auf, das sorgt für Übersicht und gibt Ihnen schonmal einen kleinen Puffer.

Gute Planung spart Zeit

Jetzt haben Sie einen sehr wichtigen Schritt schon geschafft: Sie haben eine Übersicht. Addieren Sie zu den notierten Zeiten noch jeweils etwa 15% für Unterbrechungen – die lassen sich nämlich nie komplett vermeiden. Dann können Sie überlegen, wie viele von Ihren Aufgaben Sie realistisch in einem Arbeitstag unterkriegen. Planen Sie lieber großzügig und vergessen Sie nicht, auch Zeit für Pausen mit einzurechnen.

Stoppuhr

Sie haben Ihre Aufgaben zumindest teilweise ja schon zusammengruppiert. Vielleicht macht es Sinn für Sie, alle Aufgaben des gleichen Typs in einem Rutsch zu erledigen, vielleicht blühen Sie auch erst mit Abwechslung richtig auf. Bauen Sie sich entsprechende Blöcke von 20-30 Minuten, die für Ihren Arbeitsstil funktionieren. Natürlich müssen Sie so einen Plan nicht eins zu eins einhalten. Es geht vor allem darum, dass Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, was Sie an einem Tag alles erledigen können. Ein „Zwischenstopp“ ist dabei sinnvoll (was wollen Sie bis zum Mittagessen schon erledigt haben, um das Tagesziel zu erreichen?), aber nicht zwingend notwendig.

Konzentration kann planbar sein

Manchmal hat man einfach einen schlechten Tag, oder ein paar unkonzentrierte Stunden, dagegen ist niemand gefeit und da lässt sich die Konzentration auch nicht wirklich erzwingen. Für den Alltag aber können Sie zumindest die bestmögliche Grundlage für Ihre Konzentration schaffen. Während Sie an einem Aufgabenblock arbeiten, schließen Sie unnötige Programme. Schließen Sie vor allem Ihren Posteingang komplett, wenn Sie gerade nicht an E-Mails arbeiten. Es gibt keinen Grund für Sie, alle zwei Minuten nach Ihren E-Mails zu schauen und sich mit jeder Benachrichtigung aus Ihrer aktuellen Aufgabe herausreißen zu lassen. Welche E-Mail wäre so dringend, dass sie nicht eine halbe Stunde warten kann? Bringen Sie Ihre aktuelle Aufgabe zuende, danach können Sie dann ein paar Minuten verwenden um Ihren Posteingang zu überprüfen. Das gleiche gilt auch für unnötige Browserfenster, Nachrichtenseiten, private Messenger, …

Kollegen

Falls Ihre Kollegen für häufige Unterbrechungen sorgen, informieren Sie sie. Nutzen Sie den „Bitte nicht stören“-Modus im Instant Messaging System falls Ihr Unternehmen eines einsetzt. Falls jemand direkt zu Ihnen an den Schreibtisch kommt, geben Sie klare Informationen: „Ich bin gerade beschäftigt, in 20 Minuten habe ich Zeit.“ Solange nicht das Gebäude brennt, sollte alles 20 Minuten warten können.

3. Atmen Sie tief durch

Wenn alles nach Plan gelaufen ist, waren Sie bis zum Ende des Arbeitstages produktiv und konnten hoffentlich Ihren Stress deutlich reduzieren. Natürlich läuft nicht immer alles nach Plan und Sie können nicht immer alles schaffen, was Sie sich für einen Tag vorgenommen haben. So oder so sollten Sie sich immer ein paar Minuten Zeit nehmen, um zu reflektieren.

Ruhe finden

Was habe ich alles geschafft?

Am besten ist es, wenn Sie direkt nach dem Erledigen einer Aufgabe notieren, was Sie gemacht haben. Dafür ist aber im Zweifelsfall keine Zeit, also nehmen Sie sich vor Feierabend ein paar Minuten um festzuhalten, was Sie alles erledigt haben. Es schadet nicht, das auch schriftlich festzuhalten – das gibt Ihnen einen guten Überblick und hilft Ihnen, die Abläufe auch über mehrere Wochen hin zu optimieren. Außerdem sehen Sie so direkt vor sich, was Sie geschafft haben und gehen mit einem guten Gefühl in den verdienten Feierabend. Schreiben Sie auch Dinge auf, die Ihnen kleinteilig oder trivial erscheinen – auch das haben Sie erledigt!

Was habe ich nicht geschafft – und wieso?

Auch wenn es unangenehm ist, Sie sollten sich auch bewusst machen, wie viele Punkte Sie eingeplant aber nicht erledigt haben. Das kann viele Ursachen haben. Vielleicht haben Ihre Kollegen die Ansage nicht ernst genommen und Sie immer wieder unterbrochen. Vielleicht hat das Telefon besonders häufig geklingelt, oder ein sehr wichtiges Projekt ist dazwischen gekommen. Oder vielleicht haben Sie von vornherein zu wenig Zeit pro Aufgabe eingeplant – das können Sie für den nächsten Tag ja ganz einfach anpassen.

Analysieren, anpassen, und von vorn

Das wichtigste ist, dass Sie einen Plan nicht blind Tag für Tag durchziehen, obwohl er eigentlich nicht funktioniert. Deswegen sollten Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit nehmen um diesen Rückblick zu erledigen und den Plan für den nächsten Tag zu machen. Was Ihnen am Anfang vielleicht noch wie ein unnötiger Zeitfresser vorkommt, spart Ihnen auf lange Sicht viel Zeit, Stress und Frustration ein.

Lassen Sie sich nicht unterkriegen

Nicht zuletzt ein Tipp, der genauso wichtig wie alle Planung ist. Ganz gleich, ob Sie heute produktiv waren oder nicht, oder wie lang Ihre To-Do-Liste noch ist: Atmen Sie am Ende des Tages tief durch, und fangen Sie morgen neu an. Stressen Sie sich nicht über Dinge, die Sie gestern nicht geschafft haben. Gehen Sie frisch an die Sache ran und konzentrieren Sie sich auf die positiven Dinge.

Und jetzt?

Aktuell haben Sie ja nicht viel zu verlieren. Entweder, Sie geben jetzt auf und bringen Ihren Tag unproduktiv (und wahrscheinlich unzufrieden) zum Ende, oder Sie probieren diese Tipps aus und gehen morgen ganz anders an die Sache heran. Das schlimmste, was passieren kann, ist schließlich, dass Sie ein paar Minuten Zeit verschwenden…