Sitzungsplaner

Der Mikogo Sitzungsplaner ist eine unserer Premiumfunktionen für Geschäftskunden. In erster Linie ist der Sitzungsplaner dafür da, Termine für Mikogo Sitzungen im Voraus festzulegen und die Einladungen rechtzeitig an alle Teilnehmer zu schicken. Wenn Sie den Sitzungsplaner richtig einsetzen, kann er aber auch noch einige andere Dinge.

Wenn Sie eine Mikogo Sitzung spontan starten, bleibt die Sitzungsnummer für die Dauer der Sitzung erhalten. Allerdings endet die Sitzung nach 30 Minuten automatisch, wenn noch kein Teilnehmer beigetreten ist. Sie haben also bei einer spontan gestarteten Sitzung nicht allzu viel Zeit, um Ihre Teilnehmer einzuladen. Spontane Sitzungen eignen sich am besten für spontane Situationen, beispielsweise wenn Sie einen potenziellen Kunden am Telefon haben. Für alle Termine, die schon mehr als einen Tag im Voraus feststehen, empfiehlt sich der Sitzungsplaner.

1. Die Grundfunktion: neue Sitzungen planen

Falls Sie den Sitzungsplaner noch nicht verwendet haben, wollen wir Ihnen kurz die grundsätzliche Funktionsweise erklären. Der Sitzungsplaner steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie eine Mikogo Lizenz haben oder sich noch in der 14-tägigen Testphase befinden. Den Sitzungsplaner erreichen Sie in der Mikogo-Software über diese Schaltfläche: Sitzungsplaner Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Eintrag. Danach sehen Sie folgende Maske:

Neuen Eintrag erstellen

Die Haken „Telefonkonferenzinformationen hinzufügen“ und „E-Mail-Erinnerung“ können Sie nach Bedarf setzen. Die E-Mail-Erinnerung ist nicht die Einladung an Ihre Teilnehmer, sondern eine Erinnerung für Sie selbst kurz vor der Sitzung. Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen von neuen Einträgen finden Sie hier.

2. Teilnehmer einladen und Kalendereinträge erstellen

Wenn der neue Eintrag in der Liste erscheint, können Sie ihn einmal anklicken und über das Symbol Einladen Teilnehmer per E-Mail einladen, den Einladungstext kopieren, oder aber einen neuen Kalendereintrag in ihrem Kalenderprogramm (wie beispielsweise Microsoft Outlook) erstellen.

Sitzungsplaner: Einladung erstellen

Diesem Kalendereintrag können Sie dann wie gewohnt auch eine Erinnerung hinzufügen und ihn mit anderen Teilnehmern teilen – so sehen Sie gleich, wer den Termin angenommen hat und die Teilnehmer werden rechtzeitig an die Sitzung erinnert.

3. Dauerhafte Sitzungsnummer einrichten

Eine dauerhafte Sitzungsnummer kann für verschiedene Fälle praktisch sein. Beispielsweise, wenn Sie immer wieder Meetings oder Schulungen mit den selben Personen haben. Richten Sie eine dauerhafte Sitzungsnummer ein, damit die Teilnehmer nicht jedes Mal eine neue Nummer eingeben oder das Verbindungsprogramm neu herunterladen müssen. Was viele Mikogo Nutzer nicht wissen: Wenn Sie einen neuen Eintrag im Sitzungsplaner erstellen, bleibt diese Nummer für Sie reserviert. Dabei ist es irrelevant, welches Datum und welche Uhrzeit Sie eingeben. Solange der Eintrag im Sitzungsplaner steht, können Sie ihn jederzeit mit einem Doppelklick starten.

Sitzungsplaner

4. Die dauerhafte Sitzungsnummer beim Sitzungslogin nutzen

Wenn Sie den Mikogo Sitzungslogin auf Ihrer eigenen Website integrieren, können Sie Ihren Kunden die Teilnahme ganz einfach machen. Dabei können die Teilnehmer sich sogar die Eingabe der Sitzungsnummer sparen, wenn Sie diese als dauerhafte Nummer schon vorher festlegen. Das bietet sich vor allem für Remote Support Sitzungen an, deswegen haben wir den Integrations-Code für Sie schon entsprechend vorbereitet. Für alle anderen gibt es demnächst ein Fortgeschrittenen-Tutorial, wie Sie den Sitzungslogin auf verschiedene Weisen anpassen können.

Wenn Sie die gleiche Sitzungsnummer an verschiedene Teilnehmergruppen geben (beispielsweise beim Remote Support Login), empfehlen wir dass Sie die laufende Sitzung immer abschließen, sobald der gewünschte Teilnehmer beigetreten ist – nicht, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig einer Sitzung beitreten, die eigentlich hintereinander dran wären und gegenseitig nicht ihre Bildschirme sehen sollen. Sobald Sie die Sitzung abgeschlossen haben, kann kein weiterer Teilnehmer beitreten – auch dann nicht, wenn er die Sitzungsnummer hat.

Sitzung zuschließen

So können Sie bedenkenlos den Komfort der dauerhaften Sitzungsnummer nutzen und dabei trotzdem vertrauliche Daten sicher halten.

Haben Sie Fragen zum Sitzungsplaner? Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören.