Präzise Präsentieren

Egal, was Ihr Job ist – an irgend einem Punkt müssen Sie wahrscheinlich mit anderen Leuten kommunizieren. Hin und wieder müssen Sie vielleicht sogar präsentieren, seien es neue Ideen, Prozesse, oder Berichte über abgeschlossene Projekte. Klar, Sie könnten einfach die Zähne zusammenbeißen und die Pflichtveranstaltung hinter sich bringen. Das wäre aber unterm Strich nicht viel mehr als Zeitverschwendung. Alternativ können Sie aber auch versuchen, die Präsentation für alle Beteiligten angenehm zu gestalten – das schließt Sie selbst mit ein. Damit Sie Ihre Präsentation effektiv, präzise und zielführend vortragen können, geben wir Ihnen heute einige Tipps.

1) Fangen Sie pünktlich an

Das kommt Ihnen wahrscheinlich fast schon zu offensichtlich vor, aber der beste Start für Ihre Präsentation ist ein pünktlicher. Wenn Sie es irgendwie vermeiden können, warten Sie nicht unbedingt auf Nachzügler. Solange die meisten der eingeladenen Teilnehmer schon da sind, sollten Sie versuchen, anzufangen – schließlich hat ja jeder auch im Anschluss noch Termine, weswegen Sie pünktlich zum Ende kommen wollen. Falls einige Leute später dazustoßen, können Sie ja relevante Punkte im weiteren Verlauf noch einmal erwähnen.

2) Achten Sie auf Ihre Folien

Die Präsentation sollte immer das eigentlich wichtige – Ihren Vortrag – unterstützen. Deswegen ist es auch wichtig, dass Ihre Folien verständlich sind und nicht ablenken. Die wichtigsten Tipps haben wir für Sie in einem früheren Beitrag mit Grundregeln für gelungene Präsentationen zusammengefasst. Denken Sie beim Entwurf der Folien immer daran: Die Präsentation soll Ihren Vortrag unterstützen und das Verständnis des Publikums fördern.

3) Bilder sagen mehr…

Manche Dinge lassen sich auf die Schnelle nicht ohne weiteres mit Bildern ausdrücken. Sie sollen auch nicht die Stunden vor der Präsentation damit verbringen, verzweifelt nach einer passenden Illustration zu suchen. Ab und an ist eine Visualisierung aber deutlich effektiver als reiner Text – vor allem, wenn es um Zahlen geht. Graphen jeder Art können Sie zum Glück ganz schnell selbst erstellen. Der Effekt ist viel eindrucksvoller, wenn Ihr Publikum nicht nur die nackten Zahlen schwarz auf weiß sieht, sondern die Größen auch vergleichen kann.

Graphen

4) Denken Sie an die Zuhörer

Für Ihre Präsentation ist nicht nur das Thema wichtig, sondern auch das Publikum. Welchen Wissensstand können Sie erwarten? Müssen Sie zunächst eine Verständnisgrundlage schaffen? Vor allem, wenn es um Spezialthemen wie Verträge, technische Entwicklungen, oder andere Bereiche mit Fachjargon geht, sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie wahrscheinlich viel tiefer in dem Thema stecken als Ihre Zuhörer. Passen Sie Ihre Präsentation nach Möglichkeit an, und planen Sie von vornherein Zeit für Rückfragen ein.

5) Testen Sie Ihre Technologie

Die meisterhafteste Präsentation hilft Ihnen nicht viel weiter, wenn der Beamer nicht funktioniert oder die Online Meeting Software nicht mitspielt. Wenn es Ihnen irgendwie möglich ist, machen Sie einen Probedurchlauf. Idealerweise testen Sie Ihre Ausrüstung zwei Tage vor dem eigentlichen Termin, damit im Notfall noch eine Rettung möglich ist.

6) Keine Überraschungen

Sie wollen eine Präsentation halten, keinen Krimi verkaufen. Deswegen müssen Sie auch keine Details über den Aufbau Ihres Vortrags geheim halten. Ihrem Publikum zuliebe sollten Sie am Anfang der Präsentation eine kurze Gliederung zeigen, damit jeder einschätzen kann, an welchem Punkt der Präsentation Sie sich im weiteren Verlauf befinden, und welche Themen noch besprochen werden. Überflüssige Fragen kommen so auch garnicht erst auf.

7) Teilen Sie Ihre Folien

Sie haben die Präsentation ja ohnehin schon entworfen. Die Folien hinterher Ihren Kollegen zur Verfügung zu stellen, ist also kaum zusätzlicher Aufwand. So hat jeder die Gelegenheit, bei Bedarf darauf zurückzugreifen – nicht jeder wird sofort und uneingeschränkt den gesamten Inhalt Ihres Vortrags erfassen. Wenn Ihre Kollegen später in Ruhe noch einen Blick auf die Präsentation werfen können, können sie so ihre Erinnerung auffrischen.

Auch bei einer präzisen Präsentation kommt es nicht nur darauf an, dass Sie schnell zum Ende kommen, sondern auch, dass die Inhalte effektiv vermittelt werden können. Planung und gute Vorbereitung ist dabei essenziell. Dafür müssen Sie zwar zunächst etwas Zeit investieren – das zahlt sich aber deutlich aus.