Screen Sharing gibt es schon etwas länger. Mittlerweile greifen immer mehr Unternehmen jeder Art und Größe auf Screen Sharing Software zurück – für Versicherungsberatung, Software-Schulungen, Verkaufspräsentationen, …

Screen Sharing Tipps

Viele Branchen haben bereits gemerkt, wie viel effizienter die Arbeit mit Screen Sharing sein kann. Wenn man diese Vorteile erkannt hat, ist der nächste Schritt, die richtige Desktop Sharing Lösung zu finden. Wenn Sie das auch schon in der Tasche haben, wollen Sie als nächstes sicher wissen, wie Sie professionelle und gute Screen Sharing Sitzungen und Meetings mit Ihren Kollegen und Kunden abhalten können. Und genau dafür ist dieser Beitrag da.

Ihre erste Screen Sharing Sitzung

Wenn Sie die ganzen technischen Fragen – wer soll die Software nutzen, was darf sie kosten, welche Funktionen benötigen Sie und wie läuft die Installation ab? – geklärt sind, können Sie mit dem spannenden Teil starten: Wie nutzen Sie Ihre Screen Sharing Software am besten für Ihre Online Meetings?

1. Senden Sie Einladungen schon im Voraus

Screen Sharing kann ganz schnell und einfach funktionieren – starten Sie eine Sitzung, egal wo Sie und Ihre Kollegen sind, und schon können Sie loslegen. Die meisten Leute haben aber selten spontan Zeit für ein Meeting – und das gilt auch für Online Meetings. Deswegen sollten Sie Ihre Teilnehmer nach Möglichkeit im Voraus informieren. Der Vorteil von Screen Sharing Software ist dabei, dass Sie eine Kalender- oder Sitzungsplaner-Funktion nutzen können, um Meetings zu planen und Einladungen mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu verschicken.

2. Räumen Sie Ihren Bildschirm auf

Während einer Screen Sharing Sitzung sehen die Teilnehmer Ihren Bildschirm – das ist das Grundprinzip eines Online Meetings. So praktisch das in der Regel auch ist – auch Ihr Desktophintergrund und alle Dateien und Programme, die Sie dort abgelegt haben, werden übertragen. Die Lösung dafür: Blenden Sie diese Elemente über die Screen Sharing Software aus, oder verschieben Sie alle Desktop-Icons vor dem Start einer Sitzung in einen einzelnen Ordner. Nach der Sitzung können Sie alles wieder von dort auf den Desktop kopieren und haben wieder den gewohnten Zugriff auf Ihre Dateien.

3. Schalten Sie Telefon und Messenger aus

Während eines Vor-Ort-Termins schauen Sie nicht jedes Mal auf Ihr Smartphone, wenn eine neue Nachricht ankommt. Das sollten Sie auch für Screen Sharing Sitzungen so übernehmen. Deaktivieren Sie Messenger und E-Mail-Progamme und schalten Sie für die Dauer der Sitzung das Telefon aus. Wenn alle Teilnehmer das machen, ist das Gespräch für alle produktiver, und jeder kommt schneller zu seinen eigenen Aufgaben zurück.

4. Stellen Sie Teilnehmer einander vor

Wenn mehrere Personen an einem Online Meeting teilnehmen, kennen sich nicht unbedingt alle schon. Bei einem Termin vor Ort würden die Teilnehmer sich sehen und vermutlich begrüßen bevor das Meeting losgeht. Bei einer Screen Sharing Sitzung sehen die Teilnehmer aber zunächst nur Ihren Bildschirm. Stürzen Sie nicht gleich in die Präsentation, sondern nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, warten Sie, bis alle da sind, und stellen Sie die verschiedenen Teilnehmer kurz vor. Wenn die Teilnehmer sich selbst vorstellen – umso besser, denn so weiß jeder gleich, welche Stimme zu welcher Person gehört.

5. Stellen Sie den Teilnehmern Fragen

Egal, ob Sie eine Sitzung mit einem oder mit zehn Teilnehmern abhalten – die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer wollen Sie nie verlieren. Bereiten Sie für Ihre Präsentation einige Fragen vor, die Sie im Laufe der Sitzung stellen können. Das müssen natürlich keine fachlichen Fragen sein. Sie können sich auch nach einer Meinung oder nach Erfahrungen Ihrer Teilnehmer erkundigen. So wird aus dem Meeting ein Dialog.
Ein weiterer Weg, die Teilnehmer einzubinden, ist indem sie selbst Fragen stellen. Ob Sie die Fragen am Ende der Sitzung oder während der Präsentation als Zwischenfragen beantworten möchten, hängt sowohl von der Teilnehmeranzahl als auch von Ihrem Präsentationsstil ab. Wichtig ist nur, dass Sie den Teilnehmern von Anfang an sagen, was Sie bevorzugen.

Screen Sharing für Profis

Wenn Sie sich schon mit den Grundlagen von Screen Sharing Software auskennen, gibt es natürlich trotzdem noch einiges zu lernen. Unter Ressourcen finden Sie einige White Paper und in unsere Blog-Reihe Mikogo für jede Gelegenheit gibt es jede Menge Tipps für verschiedene Anwendungsfälle.