Leerer Meetingraum

Meetings gehören zur Geschäftswelt einfach dazu. Wenn Sie Meetings meiden, verlieren Sie auch Geschäfte und damit Umsatz. Daher sollten Sie sich nicht fragen, ob Sie Meetings abhalten sollten, sondern sich eher mit der Frage auseinandersetzen, wie Sie diese Meetings organisieren möchten. Online Meetings haben sicherlich Ihre Vorteile, aber wenn Sie bisher an Meetings vor Ort gewohnt sind, fragen Sie sich vielleicht ob Online Meetings das Richtige für Sie sind.

Viele Firmen, kleine Familienbetriebe wie auch weltweit tätige Unternehmen, nutzen aktuelle Technologien um ihre Meetings über das Internet abzuhalten. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige Fakten zu beiden Arten von Meetings (vor Ort und online) präsentieren und einige Vorteile von Online Meetings aufzeigen.

Die Kosten von Meetings

Wenn Ihr Unternehmen verschiedene Standorte hat oder mit Unternehmen in anderen Städten oder sogar anderen Ländern zusammenarbeitet, kosten Geschäftsreisen Sie sicher jede Menge Zeit und Geld. Die Zeit, die Sie in Zügen und Flugzeugen verbringen, könnten Sie definitiv besser nutzen – und damit sind Reisen schlecht für Ihr Geschäft. Bevor Online Meetings so weit verbreitet waren wie heute war es nicht unüblich, dass Unternehmer für einen zweistündigen Termin einen ganzen Tag unterwegs waren. Ich selbst habe am Anfang meiner Karriere viele Arbeitstage an solche Fahrten geopfert.

In manchen Firmen basiert beispielsweise der gesamte Vertrieb auf Terminen vor Ort – da steigen die Kosten schnell in astronomische Höhen. Selbst für ein Meeting in der nächsten Stadt können Sie schon jede Menge Zeit (und Benzin) im Stau verschwenden. Zusätzlich der Arbeitszeit, die bei solchen Geschäftsreisen verloren geht, kommen natürlich auch noch die eigentlichen Reisekosten hinzu – Zug- und Flugtickets, Hotelübernachtungen, Mietwagen, …

Online Meetings können natürlich nicht jede persönliche Interaktion ersetzen. Als Gründer eines Online Meeting Unternehmens bin ich der erste, der das zugibt.

Aber genauso wie nicht alle Meetings online stattfinden sollten, müssen auch nicht alle Meetings vor Ort abgehalten werden. Aus Sicht eines Vertrieblers ist es kurz vorm Abschluss natürlich sehr wichtig, sich mit dem Kunden zusammenzusetzen, seine Hand zu schütteln, und ihn von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.

Danach ist es aber nicht nötig, jedes Detail Ihres Angebots, der Vertragdetails, oder der Umsetzung Angesicht zu Angesicht zu besprechen. Das können Sie ohne Weiteres auch mit Online Meetings erreichen. Daran glaube ich voll und ganz – so wie die Millionen von Online Meeting Nutzern weltweit.

Desweiteren können Online Meetings auch für Ihre Kunden attraktiv sein. Entscheidungen können auch kurzfristig getroffen werden, und die Einsparungen bei Reisekosten sind ein Vorteil für beide Seiten.

Sie müssen nicht jedes Meeting online abhalten. Wenn Sie aber zumindest einige Besprechungen in den virtuellen Raum verlagern, können Sie problemlos wertvolle Zeit und Reisekosten einsparen. Außerdem sind Online Meetings für alle Beteiligten bequemer und stressfreier.

Online Meetings und Produktivität

Meetings sind in vielen Büros ein Zeitfresser. Kein Wunder, dass viele Angestellte Meetings für eine Zeitverschwendung halten. Dabei geht es nicht nur um die Zeit, die für die eigentlichen Punkte auf der Tagesordnung benötigt wird, sondern auch um alles darum herum – den Raum vorbereiten, testen, dass der Beamer funktioniert, auf Kollegen aus anderen Abteilungen warten, und so weiter.

Verschwendete Zeit

Die meisten dieser Faktoren lassen sich durch ein Online Meeting beseitigen. Solange Sie die Präsentation auf Ihrem Computer zum Laufen kriegen – wo Sie sie ja auch erstellt haben – sind Sie vorbereitet. Teilnehmer können auch spontan von ihrem Arbeitsplatz aus teilnehmen und solange an ihren eigenen Projekten arbeiten, bis alle da sind und das Meeting startet.

Abseits von der Zeit, die Sie schon bei den Rahmenbedingungen einsparen, kann auch das Online Meeting selbst die Produktivität deutlich erhöhen. Wer regelmäßig Online Meetings abhält – da zählen wir uns selbst wie viele unserer Kunden natürlich auch dazu – weiß, dass diese Meetings oft kürzer sind als die, die im Konferenzraum stattfinden. Beim Online Meeting ist immer klar, was gerade im Mittelpunkt steht – schließlich sehen alle Teilnehmer auf ihrem Bildschirm genau das gleiche. Ablenkungen werden minimiert, und die Organisation lässt sich im Online Meeting durch Stummschaltungen, Wortmeldungen und Abstimmungen klarer durchstrukturieren. So kommen Sie schneller durch die Tagesordnung, und Meetings fallen deutlich kürzer aus.

Wenn Sie die Produktivität Ihrer Meetings erhöhen möchten, sollten Sie überlegen auch für interne Meetings auf eine Online Plattform zu wechseln. Auch hier schließt das eine natürlich nicht das andere aus. Sie können mit ein oder zwei Meetings pro Woche anfangen und schauen, wie viel Zeit Sie im Vergleich zu anderen Meetings sparen.

Online Meetings für kleine Unternehmen

Mit Online Meetings können Sie eine Vertriebs-Demo an jedem Ort der Welt zeigen oder sich mit Kollegen in anderen Ländern besprechen. So verschaffen Sie sich Zugang zu einem globalen Markt. Gerade für kleine Unternehmen, die sich in diese Richtung entwickeln möchten, sind Online Meetings der ideale Weg um mit Kunden zu kommunizieren, die ihren Sitz vielleicht sogar auf einem anderen Kontinent haben. Außerdem sind Ihre Personalentscheidungen nicht mehr geogaphisch limitiert: Da Sie auch international mit Ihren Kollegen Besprechungen abhalten können, können Sie Mitarbeiter aus jedem Land einstellen.

Die Entwicklung geht immer weiter hin zu einem globalen Markt, was für uns alle spannende Veränderungen birgt. Die technologischen Fortschritte der letzten Jahrzehnte haben auch kleine Unternehmen die Möglichkeit gebracht, an diesem globalen Markt teilzuhaben.

Für KMUs gibt es heutzutage keine Ausreden mehr. Wenn Sie expandieren möchten, tun Sie es. Wenn Sie Kunden in anderen Ländern erreichen möchten, können Sie das. Wenn Sie nur die besten Mitarbeiter einstellen wollen, nutzen Sie einfach die Möglichkeiten, die Ihnen jetzt schon offen stehen.

Meetings Online abhalten

Online Meetings geben Ihnen die Option, Kunden, potenzielle Kunden und Mitarbeiter überall in der Welt online zu treffen. Mittlerweile ist das so einfach, dass Sie auch ohne viel technisches Verständnis Meetings starten können.

Überlegen Sie sich was Sie erreichen könnten, wenn Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen sofort präsentieren könnten, sobald der Kunde anruft – keine Terminfindung, keine Wartezeit.

Visuelle Lerner und Online Meetings

Viele Menschen sind visuelle Lerntypen. Durch optische Hilfsmittel können Sie den Effekt Ihrer Präsentation deutlich verstärken. Denken Sie einfach zurück an die letzten Meetings, an denen Sie teilgenommen haben. Wie viele Bilder, Graphen, und so weiter wurden verwendet? Und wo waren Sie selbst am aufmerksamsten?

Diese Information spielt vor allem dann eine Rolle, wenn Sie ein Meeting durch einen einfachen Anruf ersetzen möchten. Natürlich können einige Absprachen auch einfach übers Telefon getroffen werden. Sobald es aber etwas komplexer wird, können Sie es sich wirklich leisten, auf optische Hilfsmittel zu verzichten? Damit riskieren Sie nicht nur, die Aufmerksamkeit einzelner Zuhörer zu verlieren, sondern auch Missverständnisse, deren Aufklärung dann zwei weitere Anrufe erfordert und alles verzögert. Um es ganz klar auszudrücken: Wenn Sie den Kunden nur das Telefongespräch bieten und Ihre Konkurrenz eine Online Präsentation hat, ist wahrscheinlich klar, an wen der Kunde sich am ehesten erinnern wird.

Online Meetings haben also nicht nur Vorteile gegenüber Meetings vor Ort, sondern auch im Vergleich zu Telefonkonferenzen. Meetings mit einer visuellen Komponente sind präziser, halten die Aufmerksamkeit der Teilnehmer effektiver, und stellen sicher, dass alle genau wissen, worum es gerade geht.

Online Meetings sind einfacher, als Sie denken

Einer der Gründe, warum viele Leute noch vor Online Meetings zurückscheuen ist die gefürchtete Komplexität. Falls Sie Sorgen haben, dass Online Meetings zu kompliziert für Sie sind, habe ich eine gute Nachricht: Je weiter die Technologie forangeschritten ist, umso einfacher ist es geworden, sie zu benutzen. Mikogo bietet eine hervorragende Plattform für Online Meetings, die für Anfänger ausreichend einfach zu bedienen ist, aber gleichzeitig genügend Funktionen für regelmäßige Meetings beinhaltet. Einer der Vorteile ist, dass nur die Person Software benötigt, die das Meeting startet. Ihre Teilnehmer haben die Möglichkeit, von jedem Gerät aus über den Browser beizutreten – ganz ohne Download.

Heutzutage ist Online Meeting Software anwenderfreundlich und bringt alle Funktionen mit, die Sie für ein Meeting benötigen. Mehrere Personen können Ihren Bildschirm teilen. Sie können jedes Programm präsentieren. Sie können ein Whiteboard verwenden und Dateien versenden. Sie können die Sitzungen sogar aufzeichnen, was einen riesigen Vorteil gegenüber traditionellen Meetings darstellt. So können Sie die Besprechung später noch einmal anschauen um eine Zusammenfassung zu schreiben, oder das Meeting sogar anderen Personen zur Verfügung stellen, die nicht teilnehmen konnten.

Wie bei jeder neuen Technologie müssen Sie mit Online Meetings irgendwann ins kalte Wasser springen. Wir arbeiten kontinuierlich daran, Mikogo so anwenderfreundlich wie möglich zu gestalten und hoffen, dass Sie uns da zustimmen. Wenn Sie möchten, probieren Sie es einfach aus. Mit der Testversion können Sie nichts falsch machen.

Als einer der Gründer von Mikogo bin ich vielleicht voreingenommen. Deswegen müssen Sie auch nicht nur auf mein Wort hören. Lesen Sie eine unserer Fallstudien, um die Meinung von langjährigen Kunden zu erfahren. Auch über Ihr Feedback freue ich mich natürlich immer.

Zusammenfassend ist zu sagen: Zeit hat niemand im Überfluss, weswegen es sehr sinnvoll ist, neue Technologien zu nutzen um Reisewege einzusparen. Online Meetings haben gegenüber Meetings vor Ort diverse Vorteile, wegen derer jedes Unternehmen Online Meeting Software zumindest einmal ausprobieren sollte.

Diskussion: Haben Sie kürzlich angefangen, einige Ihrer Meetings online abzuhalten? Falls ja, hinterlassen Sie uns einen Kommentar zu Ihren Erfahrungen!