Gastbeitrag von Rechtsanwalt Dr. Ronald Kandelhard, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Gründer von easyRechtssicher.de

1. Darf ich für mein Mikogo Online Meeting personenbezogene Daten erheben?

Im Regelfall wirst Du für Dein Online Meeting Daten der Teilnehmer abfragen. Das betrifft vor allem den Namen und die E-Mail-Adresse. Solche Daten darfst Du
– nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erheben, wenn der Kunde einwilligt,
– oder die Daten zur Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich sind.

In diesen Fällen darfst Du auch die Daten des Kunden erheben und speichern. Aber Achtung, geht es nicht um einen Vertrag, brauchst Du eine Einwilligung des Nutzers.

2. Welche Daten darf ich für die Teilnahme an dem Online Meeting erfragen?

Die DSGVO regelt auch, welche Daten Du verarbeiten darfst. Dabei legt Dir die DSGVO auf, immer nur die wirklich für den Zweck erforderlichen Daten zu erheben.

Damit musst Du zwischen einem Online Meeting vor und nach einem Vertragsschluss unterscheiden. Geht es um ein Webinar oder eine Videokonferenz zur Kundengewinnung, darfst Du nur wenige Daten erheben. Hier reicht meist praktisch immer eine Mail-Adresse und maximal der Vorname.

Geht es dagegen um ein Online Meeting im Rahmen Vertrages, erlaubt die Rechtsgrundlage „Verarbeitung von Vertragsdaten“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO eine gewisse Freiheit. Rein faktisch sind hier auch mehr Daten erforderlich, z.B. eine Rechnungs- oder Lieferadresse. Immer muss es sich aber um Daten handeln, die erforderlich sind, um den Vertrag zu erfüllen.

3. Darf ich jemanden bitten, ein Online Meeting abzuhalten?

Erneut ist danach zu unterscheiden, ob die Person bereits Kunde ist oder nicht. Nichtkunden darfst Du per Mail oder Telefon nur kontaktieren, wenn sie vorher (!) darin eingewilligt haben. Dafür ist sogar der sog. Double-Opt In notwendig. Wie das geht, findest Du hier erläutert.

Geht es aber um ein Online Meeting mit einem Vertragspartner, darfst Du den Kunden jederzeit ansprechen und auch um ein Online Meeting bitten.

4. Was muss ich beachten, wenn ich einen Termin für ein Online Meeting vereinbaren möchte?

Bei der Terminbuchung musst Du den Teilnehmer darauf hinweisen, dass seine Daten verarbeitet werden. Dafür ist – wie oben ausgeführt – die Einwilligung des Teilnehmers erforderlich.

Dieses Einverständnis ergibt sich dann aber bereits daraus, dass der Teilnehmer vor der Teilnahme, bei der Terminvereinbarung, seine Daten eingibt. Das ist eine Bestätigungshandlung – aber eben nur dann, wenn der Kunde eben auf die Verarbeitung seiner Daten hingewiesen wird.

Du brauchst zu jedem Online Meeting also einen Hinweis auf die Speicherung der Daten des Teilnehmers.

Ein solcher Hinweis könnte etwa so aussehen:


„Ihre Daten werden im Rahmen unserer Datenschutzerklärung nur für die Bearbeitung der Terminvereinbarung verarbeitet.“

Termin bestätigen


(Datenschutzerklärung ist ein Link auf Deine Datenschutzerklärung)

5. Worüber muss ich den Teilnehmer bei dem Online Meeting informieren?

Für jedes Online Meeting gelten die allgemeinen Anforderungen an eine Datenschutzerklärung.

Nutzt Du Mikogo, erhält auch Mikogo die Daten Deines Teilnehmers. Darüber musst Du Deinen Teilnehmer informieren. Deshalb musst Du die Teilnehmer in Deiner Datenschutzerklärung mit dem richtigen Text darüber informieren, dass Du Mikogo verwendest.

Diesen Text findest Du ganz einfach in dem Datenschutz-Generator von unserem Kooperationspartner easyRechtssicher.

Damit kannst Du Mikogo auf Knopfdruck in Deine Datenschutzerklärung einfügen. Diese und auch alle anderen Rechtstexte hält easyRechtssicher dann – bei entsprechender Einstellung – automatisch aktuell. Einfacher geht die datenschutzkonforme Nutzung von Mikogo nicht.

Zum Komplett-Schutz von easyRechtssicher