Conference — zeitgemäße Mehode für Besprechungen im Web

Conference: Wie das Internet beim Konferieren hilft

Der Ausdruck Confe­rence bezeichnet im Allge­meinen eine umfang­rei­chere Bespre­chung einer größeren Anzahl von Teil­neh­mern. Speziell im Online Bereich versteht man darunter virtu­elle Treffen, häufig als Online Meeting bezeichnet, bei denen mit tech­ni­schen Hilfs­mit­teln Teil­nehmer an verschie­denen Orten gleich­zeitig mitein­ander kommu­ni­zieren können. Für solch ein Web Meeting muss jeder Teil­nehmer über einen PC mit Inter­net­an­schluss (möglichst Breit­band) sowie über eine entspre­chende instal­lierte Konfe­renz­soft­ware verfügen. Jeder Teil­nehmer kann dann auf den Desktop des Konfe­renz­lei­ters sehen. Auch andere Desk­tops sind gege­be­nen­falls einsehbar. Außerdem können – soweit erwünscht – auch Dateien durch Teil­nehmer bear­beitet werden.
Die Einla­dung zur Confe­rence erfolgt meist durch eine E‑Mail, die Termin und Code enthält. Zur verein­barten Zeit wählt sich jeder Teil­nehmer ein, wobei er von einer entspre­chenden Colla­bo­ra­tion Soft­ware unter­stützt wird.

Große Unternehmen setzen regelmäßig Conferences ein

Im Bereich größerer Unter­nehmen spielt die Methode der Confe­rence eine wich­tige Rolle in der internen Zusam­men­ar­beit. Verschie­dene Mitar­beiter, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, müssen sich regel­mäßig über Verlauf und Fort­gang der Arbeiten abspre­chen. Durch eine online geschal­tete Confe­rence ist dies problemlos möglich. Alle Teil­nehmer können sich sehen und mitein­ander kommu­ni­zieren.
Gene­rell können solche Webkon­fe­renzen in allen Bran­chen einge­setzt werden. Vor allem bei Beschäf­ti­gung vieler Außen­dienst­mit­ar­beiter ist der Einsatz einer Confe­rence-Lösung ein prak­ti­ka­bles Mittel, um rasch den Austausch zwischen Produk­tion und Vertrieb herzu­stellen und so zu einer Vertriebs­op­ti­mie­rung beizu­tragen. Durch Mobil­te­le­fone mit modernen Tech­no­lo­gien (zum Beispiel Flash Lite) können sich Außen­dienst­mit­ar­beiter in Zukunft häufiger auch von unter­wegs bei einer Confe­rence zuschalten.

Conference: Viele Vorteile, wenig Nachteile

Confe­rences haben vergleichs­weise wenige Nach­teile. Tech­ni­sche Probleme können die Verbin­dungs­qua­lität beein­träch­tigen. Verein­zelt kann es auch ein Nach­teil sein, dass sich nicht alle Teil­nehmer jeder­zeit gegen­seitig sehen können.
Ande­rer­seits ist bei einer Web Confe­rence auch die Gefahr von Ablen­kungen geringer. Jeder Teil­nehmer kann sich voll auf die Vorgänge konzen­trieren, die er auf seinem PC mitver­folgt. Darüber hinaus kann er gege­be­nen­falls auch den anderen Computer fern­steuern, wenn der Mode­rator diese Funk­tion frei­gibt. Es ergeben sich somit auch Möglich­keiten der Fern­war­tung.
Jede Confe­rence kann gespei­chert werden und in Teilen später wieder verwendet werden. Dabei sind sogar Bear­bei­tungen möglich. So ist der Nutzen auch über einen längeren Zeit­raum gewähr­leistet. Die Doku­men­ta­tion ist dabei ohne tech­ni­schen Aufwand durch­führbar.
Auch die Kosten spielen bei jeder Konfe­renz eine Rolle. Durch die virtu­elle Form der Confe­rence brau­chen die Teil­nehmer nicht mehr zu einem zentralen Treff­punkt anzu­reisen, da eine Online Präsen­ta­tion die tradi­tio­nelle Power Point Präsen­ta­tion ersetzen kann. Die Firma spart somit auch erheb­liche Reise­kosten ein. Die Teil­nehmer können ihre Zeit bis zum Beginn des Net Meeting effektiv nutzen. Sie können auf die Reise­zeit sowie auf den meist notwen­digen „Sicher­heits­zu­schlag“ komplett verzichten. Zur verein­barten Zeit starten sie den PC und wählen sich in die Confe­rence ein. Dieses einfache und effek­tive Hand­ling bringt der Firma und den Mitar­bei­tern glei­cher­maßen Vorteile.