konferenz.

Was ist eine Konferenz?

Das Wort “Konfe­renz” (engl. Confe­rence) kommt aus dem Latei­ni­schen von “confero” und bedeutet soviel wie zusam­men­tragen, verglei­chen.
Eine Konfe­renz ist ein Treffen von Personen, eine Colla­bo­ra­tion, mit dem Ziel, sich auszu­tau­schen, sich zu infor­mieren und zu beraten. Nicht selten werden auf Konfe­renzen auch wich­tige Entschei­dungen, z.B. für die Vertriebs­op­ti­mie­rung, getroffen, die für ein Unter­nehmen rich­tung­wei­send sein können. Im modernen Medi­en­zeit­alter gibt es zudem die Möglich­keit des Netmee­ting. Für diesen Zweck gibt es verschie­dene Arten von Konfe­renz­soft­ware.
In großen Unter­nehmen gibt es regel­mä­ßige Konfe­renzen und Treffen, die aufgrund einer plötz­lich einge­trof­fenen Notsi­tua­tion heraus einbe­rufen werden. In einem solchen Fall ist es entschei­dend, dass alle Personen, die an der Sitzung teil­nehmen sollten, schnell und unver­züg­lich infor­miert werden, damit sie sich sofort an einem verein­barten Ort treffen können. Solche Notfälle können auftreten, wenn plötz­lich eine Unwet­ter­ka­ta­strophe herein­bricht, wenn ein Terror­an­schlag verübt wurde oder etwas anderes Drama­ti­sches und Unvor­her­seh­bares statt­ge­funden hat, das maßgeb­li­chen Einfluss auf die Orga­ni­sa­tion hat.
Nun gilt es alle wich­tigen Entschei­dungs­träger an einen Tisch zu bringen, sie in einer Präsen­ta­tion zu infor­mieren und das weitere Vorgehen abzu­stimmen.
Gelingt es dem Manage­ment, das Meeting binnen weniger Stunden einzu­be­rufen, so können die anste­henden Probleme auch schneller gelöst werden.

Vorteile von Konferenzen

Wenn sich Menschen zusam­men­setzen oder sich heut­zu­tage in einem Live Meeting online austau­schen, so können aus diesen Gesprä­chen neue Ideen entstehen. Außerdem werden durch den Austausch von Erfah­rungen und Erleb­nissen auch Vorur­teile abge­baut. Es ist seit Anbe­ginn der Zeit ein Grund­an­liegen, der Menschen sich mitzu­teilen und gehört zu werden.
Leider wird die Wich­tig­keit von regel­mä­ßiger Kommu­ni­ka­tion oft unter­schätzt, obwohl sie ein einfa­ches Mittel ist, um für Zufrie­den­heit, Moti­va­tion und Erfolg der Mitar­beiter zu sorgen. Dabei können sich leitende Mitar­beiter hierzu inzwi­schen auch in eLear­ning Ange­boten, z.B. in einem Webinar, infor­mieren und schulen.
Konfe­renzen unter­stützen ein posi­tives Betriebs­klima und schaffen Raum für die notwen­dige Kommu­ni­ka­tion, ganz egal ob im Beruf, in der Familie oder im Freizeitclub.

Ablauf von Konferenzen

Damit ein Treffen erfolg­reich verlaufen kann ist es notwendig einige Punkte zu beachten: Zunächst ist es wichtig, dass alle Teil­nehmer z.B. einer Sales Presen­ta­tion recht­zeitig infor­miert werden und ein Termin gefunden wird, der für alle ohne Schwie­rig­keiten einzu­halten ist. Nun werden die Punkte, die bespro­chen werden sollten, notiert. Diese Punkte werden in einen zeit­li­chen Rahmen gebracht und in der Agenda, die an alle Teil­nehmer versendet wird, fest­ge­halten.
Bei jeder Tagung – ob als reales oder Online Meeting — sollte auch ein Diskus­si­ons­leiter oder Mode­rator bestimmt werden, der dafür sorgt, dass die Rede­zeit gleich­mäßig verteilt wird. Darüber hinaus sorgt er auch für die Einhal­tung der zeit­li­chen Vorgaben, damit am Ende wirk­lich alle Punkte bespro­chen werden können.
Am Ende des Tref­fens sollte unbe­dingt schrift­lich fest­ge­halten werden, wie die gemein­samen Ziele und Über­ein­künfte aussehen. Wenn ein weiteres Zusam­men­kommen geplant ist, so kann verein­bart werden, welche Themen dann noch­mals aufge­griffen und nach­be­han­delt werden sollten. Dies gilt selbst­ver­ständ­lich auch für eine Web Konfe­renz, wobei viele der ange­spro­chenen Desktop Sharing Programme hierfür für spezi­elle Doku­men­ta­ti­ons­tools verfügen.