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Siegmar Eisenkolb

Geschäftsführer Eisenkolb industrie+datentechnik KG

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Meeting

Was sind Meetings?

Ein Meeting ist ein Treffen bestimmter Personen. Allerdings wird das Wort Meeting meist für berufliche Treffen verwendet. Wenn sich beispielsweise die Mitarbeiter im Vertrieb einer bestimmten Firma treffen, so spricht man meist von einem Meeting. Natürlich können die eingeladenen Teilnehmer auch aus verschiedenen Abteilungen kommen oder sogar von verschiedenen Unternehmen. Ein prominentes Beispiel ist etwa die Sales Presentation.
Dabei ist es oft notwendig, dass die einzelnen Teilnehmer große Strecken mit dem Flugzeug, dem Auto oder der Bahn zurücklegen. Nicht selten dauert die Hin- und Rückfahrt deutlich länger als das Treffen selbst.
Aus diesem Grund wird immer häufiger auch eine so genannte Videokonferenz durchgeführt. Diese lässt sich mit einem PC, einer Webcam, einer schnellen Internetverbindung und der richtigen Collaboration Software sehr einfach realisieren und spart Zeit und Geld. Im Zeitalter des Internets wird zudem zunehmend auf ein Live Meeting bzw. ein Netmeeting ausgewichen.

Meetings sind wichtig

Nur wenn man sich regelmäßig mit den Leuten, mit denen man zusammenarbeitet, trifft, bekommt man die notwendigen Informationen z.B. für eine Vertriebsoptimierung, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. Bei jedem Treffen werden Meinungen ausgetauscht, soziale Kontakte geknüpft, Informationen weitergegeben und Vorschläge eingebracht. Nicht selten werden bei diesen Zusammenkünften neue Ideen geboren, ausgearbeitet und Grundsteine für die Zukunft gelegt.
Wenn aus Zeitgründen ein Zusammenkommen gar nicht mehr oder nur noch sehr selten möglich ist, so kann dies für das Unternehmen ernorme Nachteile mit sich bringen. oder aber Filialleiter einer bestimmten Firma aus dem gesamten Bundesgebiet treffen, so werden meist sehr viele nützliche Dinge damit verbunden: Es können wertvolle Ideen weitergegeben werden, man kann sich über Probleme mit seinen Kollegen austauschen und sich Rat bei anderen holen, man stärkt das Gemeinschaftsgefühl und man erlebt den meist positiven, sozialen Kontakt. Ein Beispiel sind auch Webinar Dozenten, die sich regelmäßig – ob in einem realem oder einem Web Meeting austauschen, um so auch technisch auf dem neuesten Stand in Sachen eLearning zu bleiben.

So funktioniert ein Meeting

Zunächst muss bereits Wochen vor dem eigentlichen Treffen ein Termin bestimmt werden. Der Zeitraum verkürzt sich zumeist, wenn es sich um ein Online Meeting handelt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sich dieser Termin nicht mit anderen wichtigen Terminen der Teilnehmer überschneidet. Idealerweise werden mehrere Terminvorschläge per E-Mail gemacht, die von den Teilnehmern dann bestätigt werden.
Bei der Wahl des Ortes sollte berücksichtigt werden, wie lange die Anreise für die einzelnen Teilnehmer dauert und ob es notwendig ist, Übernachtungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen.
In der Agenda werden alle Teilnehmer vorab darüber informiert, wer an dem Treffen teilnehmen wird und welche Punkte besprochen werden. Auf der Agenda wird meist auch angeführt, wann das Mittag- und Abendessen eingeplant ist.
Vor dem Treffen muss auch noch geklärt werden, welche technischen Geräte benötigt werden. Meist wird ein Beamer mit Leinwand zur Verfügung gestellt um den Gästen eine Präsentation zeigen zu können. Im Falle einer Online Präsentation fallen Zusatzgeräte meist weg. Benötigt wird dafür eine Software für Web Conferencing.
Große Meetings mit mehr als 30 Personen sind oft sehr aufwendig in der Vorbereitung und benötigen eine mehrmonatige Vorlaufzeit.

Meeting

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