meeting.

Was sind Meetings?

Ein Meeting ist ein Treffen bestimmter Personen. Aller­dings wird das Wort Meeting meist für beruf­liche Treffen verwendet. Wenn sich beispiels­weise die Mitar­beiter im Vertrieb einer bestimmten Firma treffen, so spricht man meist von einem Meeting. Natür­lich können die einge­la­denen Teil­nehmer auch aus verschie­denen Abtei­lungen kommen oder sogar von verschie­denen Unter­nehmen. Ein promi­nentes Beispiel ist etwa die Sales Presen­ta­tion.
Dabei ist es oft notwendig, dass die einzelnen Teil­nehmer große Stre­cken mit dem Flug­zeug, dem Auto oder der Bahn zurück­legen. Nicht selten dauert die Hin- und Rück­fahrt deut­lich länger als das Treffen selbst.
Aus diesem Grund wird immer häufiger auch eine so genannte Webkon­fe­renz durch­ge­führt. Diese lässt sich mit einem PC, einer schnellen Inter­net­ver­bin­dung und der rich­tigen Colla­bo­ra­tion Soft­ware sehr einfach reali­sieren und spart Zeit und Geld. Im Zeit­alter des Inter­nets wird zudem zuneh­mend auf ein Live Meeting bzw. ein Netmee­ting ausgewichen.

Meetings sind wichtig

Nur wenn man sich regel­mäßig mit den Leuten, mit denen man zusam­men­ar­beitet, trifft, bekommt man die notwen­digen Infor­ma­tionen z.B. für eine Vertriebs­op­ti­mie­rung, die für den Unter­neh­mens­er­folg wichtig sind. Bei jedem Treffen werden Meinungen ausge­tauscht, soziale Kontakte geknüpft, Infor­ma­tionen weiter­ge­geben und Vorschläge einge­bracht. Nicht selten werden bei diesen Zusam­men­künften neue Ideen geboren, ausge­ar­beitet und Grund­steine für die Zukunft gelegt.
Wenn aus Zeit­gründen ein Zusam­men­kommen gar nicht mehr oder nur noch sehr selten möglich ist, so kann dies für das Unter­nehmen ernorme Nach­teile mit sich bringen. oder aber Fili­al­leiter einer bestimmten Firma aus dem gesamten Bundes­ge­biet treffen, so werden meist sehr viele nütz­liche Dinge damit verbunden: Es können wert­volle Ideen weiter­ge­geben werden, man kann sich über Probleme mit seinen Kollegen austau­schen und sich Rat bei anderen holen, man stärkt das Gemein­schafts­ge­fühl und man erlebt den meist posi­tiven, sozialen Kontakt. Ein Beispiel sind auch Webinar Dozenten, die sich regel­mäßig – ob in einem realem oder einem Web Meeting austau­schen, um so auch tech­nisch auf dem neuesten Stand in Sachen eLear­ning zu bleiben.

So funktioniert ein Meeting

Zunächst muss bereits Wochen vor dem eigent­li­chen Treffen ein Termin bestimmt werden. Der Zeit­raum verkürzt sich zumeist, wenn es sich um ein Online Meeting handelt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sich dieser Termin nicht mit anderen wich­tigen Terminen der Teil­nehmer über­schneidet. Idea­ler­weise werden mehrere Termin­vor­schläge per E‑Mail gemacht, die von den Teil­neh­mern dann bestä­tigt werden.
Bei der Wahl des Ortes sollte berück­sich­tigt werden, wie lange die Anreise für die einzelnen Teil­nehmer dauert und ob es notwendig ist, Über­nach­tungs­mög­lich­keiten zur Verfü­gung zu stellen.
In der Agenda werden alle Teil­nehmer vorab darüber infor­miert, wer an dem Treffen teil­nehmen wird und welche Punkte bespro­chen werden. Auf der Agenda wird meist auch ange­führt, wann das Mittag- und Abend­essen einge­plant ist.
Vor dem Treffen muss auch noch geklärt werden, welche tech­ni­schen Geräte benö­tigt werden. Meist wird ein Beamer mit Lein­wand zur Verfü­gung gestellt um den Gästen eine Präsen­ta­tion zeigen zu können. Im Falle einer Online Präsen­ta­tion fallen Zusatz­ge­räte meist weg. Benö­tigt wird dafür eine Soft­ware für Web Confe­ren­cing.
Große Meetings mit mehr als 30 Personen sind oft sehr aufwendig in der Vorbe­rei­tung und benö­tigen eine mehr­mo­na­tige Vorlaufzeit.