Die Telefonkonferenz im Geschäftsleben.

Was ist eine Telefonkonferenz und wie funktioniert sie technisch?

Eine Tele­fon­kon­fe­renz dient dazu, aktu­elle und wich­tige Thema­tiken in einem Unter­nehmen mit den daran betei­ligten Mitar­bei­tern zeitnah und dennoch kosten­spa­rend zu bespre­chen. Durch den Einsatz dieses modernen Colla­bo­ra­tions Tools spart das Unter­nehmen Kosten, da die Mitar­beiter nicht im Rahmen “echter” Konfe­renzen persön­lich vor Ort sein müssen, aber auch durch die effek­tive Zeit­er­sparnis einer Tele­fon­kon­fe­renz gegen­über einzelnen Anrufen zwischen allen Betei­ligten oder dem Versand von E‑Mails und Memos. Die profes­sio­nelle Tele­fon­kon­fe­renz, im modernen Busi­ness-Deutsch auch gerne “Telko” genannt, geht dabei in ihren tech­ni­schen Möglich­keiten weit über eine so genannte Drei­er­kon­fe­renz hinaus, die sich ja auch ohne weiter­ge­hende tech­ni­schen Mittel mit normalen Tele­fonen und Smart­phones bewerk­stel­ligen lässt. Bei Tele­fon­kon­fe­renzen wird im Wesent­li­chen zwischen zwei Haupt­formen unter­schieden, auf der einen Seite der Dial-In Tele­fon­kon­fe­renz und auf der anderen Seite der Dial-Out Telefonkonferenz.

Bei einer Dial-In Tele­fon­kon­fe­renz wählen sich alle geplanten Teil­nehmer einfach zum fest­ge­setzten Meeting Termin über ein Fest­netz- oder Mobil­te­lefon in die Tele­fon­kon­fe­renz ein. Dazu ist ledig­lich ein Telefon mit Mehr­fre­quenz­wahl­fä­hig­keit nötig. Mit ihrer zuvor erhal­tenen Teil­nehmer-PIN iden­ti­fi­zieren sich dann die Anrufer beim Mode­rator der Tele­fon­kon­fe­renz und werden hinzu­ge­schaltet. Bei einer Dial-Out Tele­fon­kon­fe­renz hingegen wird die durch­or­ga­ni­sierte tele­fo­ni­sche Einbe­ru­fung aller fest­ste­henden Teil­nehmer einer Tele­fon­kon­fe­renz meist durch einen dafür quali­fi­zierten Mitar­beiter vorge­nommen. In letzter Zeit haben sich aber auch auto­ma­ti­sierte Systeme zur Einbe­ru­fung etabliert, die die gewünschten Tele­fon­num­mern selbst­tätig anwählen. In beiden Formen der Tele­fon­kon­fe­renz sind als Zusatz­funk­tionen die Einspie­lung von zuvor aufge­zeich­neten Ansagen und Mittei­lungen oder die Einbe­ru­fung von akus­tisch völlig getrennten Neben­kon­fe­renzen ist möglich.

In welchen Situationen kommen Telefonkonferenzen zum Einsatz?

Tele­fon­kon­fe­renzen kommen heut­zu­tage im Geschäfts­leben, aber auch in der Politik und Verwal­tung, regel­mäßig zum Einsatz, um Mitar­beiter und Entschei­dungs­träger, die sich nicht am glei­chen Ort befinden mitein­ander kommu­ni­zieren zu lassen. Eine gut mode­rierte und orga­ni­sierte Tele­fon­kon­fe­renz kann damit eine “echte” Konfe­renz, bei der alle Teil­nehmer tatsäch­lich körper­lich vor Ort sind, gut ersetzen. Für Vertrags­ver­hand­lungen im Geschäfts­be­reich wird die Tele­fon­kon­fe­renz aller­dings wohl nur selten gewählt werden, denn den verhan­delnden Parteien fehlen bei der Beschrän­kung auf die Stimme wich­tige nonver­bale Signale des jewei­ligen Gegen­übers. Ein Sonder­fall der Tele­fon­kon­fe­renz findet sich auf den Finanz­märkten wieder. Dort wird mit Hilfe eines so genannten “Confe­rence Calls” eine Konfe­renz in der Frage- und Antwort-Form ermög­licht. Sie ist die klas­si­sche Form der zügigen und reibungs­losen Infor­ma­tion von großen Anle­gern und Analysten der Invest­ment-Banken und Rating-Agen­turen. In diesen “Confe­rence Call” können sich inter­es­sierte Teil­nehmer selb­ständig einwählen und in der Folge dann am Geschehen teilhaben.

Welche Vorteile bieten Telefonkonferenzen?

Der entschei­dende Vorteil einer profes­sio­nell orga­ni­sierten Telefon-Konfe­renz ist natür­lich die Möglich­keit, Teil­nehmer mitein­ander kommu­ni­zieren zu lassen, die sich nicht am glei­chen Ort oder im glei­chen Unter­nehmen befinden. Mit den Möglich­keiten der modernen Tele­kom­mu­ni­ka­tion müssen die betei­ligten Personen sich noch nicht einmal im selben Land oder auf demselben Konti­nent befinden. Dennoch können Sie gemeinsam Frage­stel­lungen durch­spre­chen und Entschei­dungen treffen. Waren Tele­fon­kon­fe­renzen in früherer Zeit eine exklu­sive Lösung, die nur wenigen Groß­un­ter­nehmen vorbe­halten war, so hat hier der Einzug von ISDN, Mobil­funk und zuletzt auch von Tele­fonie mit Hilfe von Voice-over-IP, die Möglich­keiten einer profes­sio­nellen Tele­fon­kon­fe­renz auch für klei­nere Unter­nehmen erschlossen. Mitt­ler­weile bieten schließ­lich beinahe alle Anbieter von Tele­kom­mu­ni­ka­tions-Leis­tungen diese beson­dere Dienst­leis­tung an. In jüngster Zeit wurde die reine Tele­fonie auch um so genannten Webkon­fe­renzen erwei­tert. Dabei erlaubt ein solches Online Meeting neben einem audi­tiven auch einen visu­ellen Austausch, z.B. in Form einer Inter­net­prä­sen­ta­tion von Power­Point-Inhalten. Mit Tools für Appli­ca­tion Sharing kann dabei genau bestimmt werden, welche Bild­schir­min­halte für die Konfe­renz­teil­nehmer sichtbar sind. Ein bekannter Anbieter für eine solche Online Präsen­ta­tion mit Remo­te­zu­griff Funk­tionen ist etwa VNC. Ein wach­sender Anwen­dungs­be­reich für solch ein Live Meeting bzw. NetMee­ting ist auch das eLear­ning – etwa in Form eines Webinar.