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Die Vorteile von Mikogo beim Einsatz parallel zu einer Telefonkonferenz:
Telefonkonferenz

“Das passende Tool für Webmeetings, mehr braucht man nicht.”

Siegmar Eisenkolb

Geschäftsführer Eisenkolb industrie+datentechnik KG

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Die Telefonkonferenz im Geschäftsleben

Was ist eine Telefonkonferenz und wie funktioniert sie technisch?

Eine Telefonkonferenz dient dazu, aktuelle und wichtige Thematiken in einem Unternehmen mit den daran beteiligten Mitarbeitern zeitnah und dennoch kostensparend zu besprechen. Durch den Einsatz dieses modernen Collaborations Tools spart das Unternehmen Kosten, da die Mitarbeiter nicht im Rahmen „echter“ Konferenzen persönlich vor Ort sein müssen, aber auch durch die effektive Zeitersparnis einer Telefonkonferenz gegenüber einzelnen Anrufen zwischen allen Beteiligten oder dem Versand von E-Mails und Memos. Die professionelle Telefonkonferenz, im modernen Business-Deutsch auch gerne „Telko“ genannt, geht dabei in ihren technischen Möglichkeiten weit über eine so genannte Dreierkonferenz hinaus, die sich ja auch ohne weitergehende technischen Mittel mit normalen Telefonen und Smartphones bewerkstelligen lässt. Bei Telefonkonferenzen wird im Wesentlichen zwischen zwei Hauptformen unterschieden, auf der einen Seite der Dial-In Telefonkonferenz und auf der anderen Seite der Dial-Out Telefonkonferenz.

Bei einer Dial-In Telefonkonferenz wählen sich alle geplanten Teilnehmer einfach zum festgesetzten Meeting Termin über ein Festnetz- oder Mobiltelefon in die Telefonkonferenz ein. Dazu ist lediglich ein Telefon mit Mehrfrequenzwahlfähigkeit nötig. Mit ihrer zuvor erhaltenen Teilnehmer-PIN identifizieren sich dann die Anrufer beim Moderator der Telefonkonferenz und werden hinzugeschaltet. Bei einer Dial-Out Telefonkonferenz hingegen wird die durchorganisierte telefonische Einberufung aller feststehenden Teilnehmer einer Telefonkonferenz meist durch einen dafür qualifizierten Mitarbeiter vorgenommen. In letzter Zeit haben sich aber auch automatisierte Systeme zur Einberufung etabliert, die die gewünschten Telefonnummern selbsttätig anwählen. In beiden Formen der Telefonkonferenz sind als Zusatzfunktionen die Einspielung von zuvor aufgezeichneten Ansagen und Mitteilungen oder die Einberufung von akustisch völlig getrennten Nebenkonferenzen ist möglich.

In welchen Situationen kommen Telefonkonferenzen zum Einsatz?

Telefonkonferenzen kommen heutzutage im Geschäftsleben, aber auch in der Politik und Verwaltung, regelmäßig zum Einsatz, um Mitarbeiter und Entscheidungsträger, die sich nicht am gleichen Ort befinden miteinander kommunizieren zu lassen. Eine gut moderierte und organisierte Telefonkonferenz kann damit eine „echte“ Konferenz, bei der alle Teilnehmer tatsächlich körperlich vor Ort sind, gut ersetzen. Für Vertragsverhandlungen im Geschäftsbereich wird die Telefonkonferenz allerdings wohl nur selten gewählt werden, denn den verhandelnden Parteien fehlen bei der Beschränkung auf die Stimme wichtige nonverbale Signale des jeweiligen Gegenübers. Ein Sonderfall der Telefonkonferenz findet sich auf den Finanzmärkten wieder. Dort wird mit Hilfe eines so genannten „Conference Calls“ eine Konferenz in der Frage- und Antwort-Form ermöglicht. Sie ist die klassische Form der zügigen und reibungslosen Information von großen Anlegern und Analysten der Investment-Banken und Rating-Agenturen. In diesen „Conference Call“ können sich interessierte Teilnehmer selbständig einwählen und in der Folge dann am Geschehen teilhaben.

Welche Vorteile bieten Telefonkonferenzen?

Der entscheidende Vorteil einer professionell organisierten Telefon-Konferenz ist natürlich die Möglichkeit, Teilnehmer miteinander kommunizieren zu lassen, die sich nicht am gleichen Ort oder im gleichen Unternehmen befinden. Mit den Möglichkeiten der modernen Telekommunikation müssen die beteiligten Personen sich noch nicht einmal im selben Land oder auf demselben Kontinent befinden. Dennoch können Sie gemeinsam Fragestellungen durchsprechen und Entscheidungen treffen. Waren Telefonkonferenzen in früherer Zeit eine exklusive Lösung, die nur wenigen Großunternehmen vorbehalten war, so hat hier der Einzug von ISDN, Mobilfunk und zuletzt auch von Telefonie mit Hilfe von Voice-over-IP, die Möglichkeiten einer professionellen Telefonkonferenz auch für kleinere Unternehmen erschlossen. Mittlerweile bieten schließlich beinahe alle Anbieter von Telekommunikations-Leistungen diese besondere Dienstleistung an. In jüngster Zeit wurde die reine Telefonie auch um so genannten Webkonferenzen erweitert. Dabei erlaubt ein solches Online Meeting neben einem auditiven auch einen visuellen Austausch, z.B. in Form einer Internetpräsentation von PowerPoint-Inhalten. Mit Tools für Application Sharing kann dabei genau bestimmt werden, welche Bildschirminhalte für die Konferenzteilnehmer sichtbar sind. Ein bekannter Anbieter für eine solche Online Präsentation mit Remotezugriff Funktionen ist etwa VNC. Ein wachsender Anwendungsbereich für solch ein Live Meeting bzw. NetMeeting ist auch das eLearning – etwa in Form eines Webinar.

Telefonkonferenz

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Auch in einer Remote Support-Sitzung bietet es sich für Techniker und Kunde an, die Verbindung nicht nur über das laufende Fernwartungstool, das ein Remotedesktop System etabliert, zu halten, sondern auch über das Telefon.

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