Web Conferencing: … und keiner kommt zu spät!

Was ist Web Conferencing?

Unter Web Confe­ren­cing versteht man virtu­elle Zusam­men­treffen von mehreren Teil­neh­mern mit Hilfe des Inter­nets. Zu einem fest­ge­legten Zeit­punkt können sich alle durch Verwen­dung entspre­chender Colla­bo­ra­tion Tools mitein­ander verbinden. Sollte das Tool nicht die Möglich­keit eines gleich­zei­tigen audi­tiven Austau­sches bieten, gibt es die Möglich­keit paral­leler Tele­fon­kon­fe­renzen. Die Einla­dung zur Konfe­renz geschieht meist per E‑Mail, in der ein Link und ein Zugangs­code für die Webkon­fe­renz ange­geben sind. Jeder Teil­nehmer sieht dann den Desktop des Konfe­renz­lei­ters (oder eines anderen Part­ners) auf seinem eigenen PC. Manchmal können sogar Steue­rungs­ele­mente frei­ge­geben werden. Dann können Teil­nehmer per Fern­steue­rung Verän­de­rungen auf einem bestimmten PC vornehmen, die von den anderen verfolgt werden können. Durch diese Funk­tion des Remote Access bieten sich natür­lich auch begrenzte Möglich­keiten der Fern­war­tung im Rahmen eines Remo­te­Desktop Systems an. Die Leis­tungs­fä­hig­keit einer echten Helpdesk Soft­ware wird natür­lich bei weitem nicht erreicht und auch mit der meisten Fern­war­tung Free­ware kann nicht mitge­halten werden.

Vor allem Firmen nutzen Web Conferencing

Zwar sind auch virtu­elle Konfe­renzen im privaten Bereich denkbar. Dann sind es aber eher Online-Treffen, bei denen gechattet wird und keine hohen Anfor­de­rungen an die Soft­ware gestellt werden müssen.
Unter­nehmen hingegen setzen Web Confe­ren­cing sehr gezielt ein, um in einem Online Meeting Projekte zu bear­beiten. Dabei kann eine größere Anzahl von Mitar­bei­tern an einem solchen Live­Mee­ting betei­ligt sein.
Eine virtu­elle Arbeits­kon­fe­renz muss keines­wegs die Ausmaße einer Tagung errei­chen. Auch für orga­ni­sa­to­ri­sche Abspra­chen ist Web-Confe­ren­cing eine gute Möglich­keit. In einer Art Vorbe­spre­chung können beispiels­weise Termine für eine größere Webkon­fe­renz abge­spro­chen werden.
In manchen Bran­chen ist es üblich, morgens eine kurze Gesprächs­runde durch­zu­führen. Groß­banken geben mit Hilfe solcher Webi­nare Infor­ma­tionen an Analysten weiter. In Unter­nehmen, die an vielen Stand­orten agieren, können leitende Mitar­beiter die aktu­ellen Planungen für den Tag bespre­chen. In all diesen Fällen ist Web Confe­ren­cing ein geeig­netes Instru­ment, auf einfa­chem Wege die notwen­dige Kommu­ni­ka­tion zu realisieren.

Web-Conferencing: viele Vorteile sprechen für die Nutzung

Unter­nehmen, die Web Confe­ren­cing bereits anwenden, sind sich bei Befra­gungen durchweg einig: die Methode ist nütz­lich und spart Kosten. Im Vorder­grund steht vor allem die Einspa­rung von Reise­kosten. Diese können insbe­son­dere bei größeren Entfer­nungen eine beträcht­liche Summe ausma­chen. Auch Verspä­tungen durch Flug­aus­fälle, Staus und Wetter­ka­priolen beein­träch­tigen nicht mehr den Verlauf einer Confe­rence. So ist ein reibungs­loser Ablauf wahr­schein­li­cher als auf Real­kon­fe­renzen.
Unter­su­chungen haben auch eine höhere Effi­zienz von Webkon­fe­renzen gegen­über realen Konfe­renzen ergeben. Es gibt im Allge­meinen weniger persön­liche Abschwei­fungen vom Thema. Statt­dessen verfolgen alle Teil­nehmer konzen­triert und aufmerksam die Abläufe des Net Meeting.
Ein weiterer Vorteil von Web Confe­ren­cing besteht darin, dass Verlauf und Ergeb­nisse ohne Probleme doku­men­tiert werden können. So lassen sich jeder­zeit Einzel­heiten der Konfe­renz repro­du­zieren.
Übli­cher­weise kommen bei Web-Confe­ren­cing auch verschie­dene Anwen­dungen zum Einsatz. Präsen­ta­tionen werden zum Beispiel gern mit Power­Point gezeigt. Word‑, Excel- oder SQL-Dateien können vorge­führt, aber ebenso beliebig bear­beitet und ausge­tauscht werden. Sie stehen dann allen Teil­neh­mern des Webmee­ting in Echt­zeit zur Verfü­gung.
Immer mehr Firmen nutzen Web Confe­ren­cing inzwi­schen nicht mehr ledig­lich intern, sondern vermit­teln auch Kunden multi­me­diale Inhalte. Dabei wird der Kunde selbst in das Geschehen mitein­be­zogen. In Zukunft könnte dieser Bereich noch an Bedeu­tung gewinnen. Solch eine Online Präsen­ta­tion wirkt über­zeu­gender als Werbe­bot­schaften, die nur einseitig vom Sender an den Empfänger gerichtet sind.